ERP-Beschaffung: So bereiten Sie eine Ausschreibung vor, um die richtige ERP-Lösung zu kaufen

“ Man kann eine billige, eine schnelle oder eine hochwertige Umsetzung haben, aber man bekommt nur zwei. “

Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie feststellen, dass Sie eine ERP-Lösung benötigen, ist der nächste Schritt, sich Gedanken über deren Anschaffung zu machen. Einer der ersten Schritte in diesem Prozess ist die Erstellung eines RFQ (Request for Quotation). Dieses Dokument hilft potenziellen Anbietern, Ihre Anforderungen zu verstehen, und gibt ihnen die Möglichkeit, ein Angebot zu unterbreiten, das diesen Anforderungen entspricht. Dieser Artikel führt Sie durch die Schritte zur Erstellung einer Anfrage und zeigt Ihnen, welche Informationen darin enthalten sein sollten. 

Bei einer ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) handelt es sich um ein Softwaresystem, das Unternehmen dabei hilft, ihre Abläufe und Aktivitäten auf rationelle Art und Weise zu verwalten. Diese Art von Software ist so konzipiert, dass sie einen besseren Einblick in das Unternehmen ermöglicht, indem sie Daten aus mehreren Abteilungen oder Prozessen in einem System zusammenfasst, auf das von überall aus zugegriffen werden kann. Dies hilft Unternehmen, Geld und Zeit zu sparen, indem sie ihre Prozesse rationalisieren und einen besseren Einblick in ihre Abläufe erhalten.

Hier sind einige Artikel, die helfen, ERPs zu verstehen:

• ERP-Systeme - Wie funktionieren sie?
• Was ist Unternehmensressourcenplanung?
• Warum brauchen Unternehmen ein ERP-System?
• Vorteile der Verwendung von ERP-Systemen

Die Beschaffung einer ERP-Lösung umfasst mehrere Schritte, von der Suche nach potenziellen Anbietern bis zur Erstellung einer Ausschreibung. Hier sind die wichtigsten Bestandteile dieses Prozesses:

1. Recherche von ERP-Anbietern und -Lösungen: Sie müssen sich über verschiedene ERP-Lösungen informieren und herausfinden, welche Ihren Anforderungen entsprechen. Dazu können Sie online nach Bewertungen suchen, mit Anbietern sprechen und an Konferenzen oder Seminaren teilnehmen.
2. Erstellen einer Anfrage: Sobald Sie mögliche Lösungen identifiziert haben, müssen Sie eine Anfrage erstellen, in der Sie Ihre spezifischen Anforderungen an die ERP-Lösung darlegen. Dieses Dokument sollte eine Liste von Merkmalen und Funktionen enthalten, die Sie für das ERP-System benötigen, sowie alle Fragen, die Sie an den Anbieter haben.
3. Bewertung der Angebote: Sobald Sie Antworten von Anbietern erhalten haben, können Sie diese anhand Ihrer Kriterien bewerten, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Dieser Prozess sollte technische und finanzielle Bewertungen der einzelnen Angebote umfassen, um sicherzustellen, dass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten.
4. Verhandeln: Sobald Sie die Lösung gefunden haben, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, können Sie mit dem Anbieter verhandeln, um das beste Angebot zu erhalten. Dieser Schritt ist wichtig, um sicherzustellen, dass beide Seiten ein faires Angebot erhalten und mit der Vereinbarung zufrieden sind.

Ein Request for Quotation (RFQ) ist ein formelles Dokument, das Anbieter potenziellen Kunden vorlegen. Darin werden die Merkmale und Funktionen einer ERP-Lösung sowie alle Fragen und Anforderungen des Kunden dargelegt. Die Anfrage wird auch von Unternehmen genutzt, um verschiedene Lösungen zu vergleichen und diejenige zu finden, die ihren Anforderungen am besten entspricht. 

Wenn Sie eine Ausschreibung für eine ERP-Lösung erstellen, müssen Sie einige wichtige Informationen angeben. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, die perfekte Anfrage zu erstellen:

• Zeitplan für das Projekt: Skizzieren Sie die voraussichtlichen Termine für den Abschluss Ihres Projekts und alle Fristen, die die Anbieter einhalten müssen, um berücksichtigt zu werden.
• Umfang der Arbeit: Beschreiben Sie den Umfang Ihres Projekts und was Sie von den Anbietern erwarten, um Ihre Ziele zu erreichen.
• Kontaktinformationen: Geben Sie die Kontaktinformationen beider Parteien an, damit Sie bei Bedarf leicht Kontakt aufnehmen können.
• Anforderungen: Listen Sie alle Anforderungen oder Spezifikationen auf, die die ERP-Lösung erfüllen muss, um in Frage zu kommen.
• Budget: Skizzieren Sie das Budget, das Sie für die ERP-Lösung vorgesehen haben, und die Zahlungsbedingungen.
• Fragen: Stellen Sie dem Anbieter spezifische Fragen zu seiner Lösung oder zum Implementierungsprozess.

Sobald Sie Ihre Anfrage erstellt haben, müssen Sie sicherstellen, dass alle Anbieter sie erhalten und genügend Zeit haben, um ihre Angebote einzureichen. So stellen Sie sicher, dass Sie die bestmöglichen Lösungen für Ihr Unternehmen erhalten und eine fundierte Entscheidung über die von Ihnen gewählte ERP-Lösung treffen können.  

Durch die Erstellung einer umfassenden Anfrage können Unternehmen sicherstellen, dass sie die richtige ERP-Lösung für ihre Bedürfnisse erwerben. Mit der richtigen ERP-Lösung können Unternehmen ihre Prozesse leichter rationalisieren und einen besseren Einblick in ihre Abläufe gewinnen.

Bei der Erstellung eines RFQ für eine ERP-Lösung ist es wichtig, die folgenden Informationen zu berücksichtigen:  

• Die allgemeinen Ziele des Unternehmens für das ERP-System
• Spezifische Anforderungen, die das ERP-System erfüllen muss
• Geschäftsprozesse, auf die sich das ERP-System auswirken wird, und wie sie sich ändern werden
• Details zur aktuellen IT-Infrastruktur des Unternehmens und wie diese zur Unterstützung des neuen ERP-Systems genutzt werden soll
• Wie plant das Unternehmen, potenzielle ERP-Lösungen zu bewerten?
• Bewertungskriterien, die für die Auswahl der Finalisten verwendet werden
• Beschreibung der Führungsstruktur des Unternehmens und der Art und Weise, wie eine ERP-Anschaffung genehmigt/überprüft/genehmigt werden soll
• Ein Zeitplan für die Durchführung der Ausschreibung
• Welcher Arbeitsumfang ist erforderlich?
• Kontaktdaten der Personen, die für Fragen und Rückmeldungen zur Verfügung stehen
• Budgetanforderungen
• Fragen, die Sie haben und die beantwortet werden müssen

Dies ist eine umfangreiche Liste von Ausschreibungspunkten, die vorbereitet werden müssen, aber die Aufnahme all dieser Informationen in die Ausschreibung wird dazu beitragen, ein klares und umfassendes Bild davon zu erhalten, was das Unternehmen von einem ERP-System erwartet. Dies erleichtert es den Anbietern, präzise zu antworten und wettbewerbsfähige Angebote zu unterbreiten, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Außerdem können Sie so leichter vergleichen und wissen genau, wonach Sie suchen. 

Sobald Sie die ERP-Anbieter ermittelt haben, die Sie in Ihren Ausschreibungsprozess einbeziehen wollen, gibt es einige Tipps für die Auswahl des richtigen Anbieters für Ihre Bedürfnisse:

• Verstehen Sie die Lizenz- und Wartungsgebühren. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Lizenz- und Wartungskosten, die Sie zu tragen haben.
• Informieren Sie sich über die Branchenerfahrung des Anbieters. Stellen Sie Fragen dazu, wie lange der Anbieter bereits mit ERP-Lösungen arbeitet und welche Erfahrungen er hat.
• Schauen Sie sich Kundenreferenzen an. Fragen Sie nach Kundenreferenzen, die die gleiche ERP-Software verwenden, und holen Sie deren Feedback zur Leistung des Anbieters ein.
• Beurteilen Sie das Supportangebot. Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, welche Art von Support der Anbieter bietet und wie er im Falle von Problemen reagieren wird.
• Lesen Sie die Verträge sorgfältig durch. Vergewissern Sie sich vor der Unterzeichnung eines Vertrags, dass Sie die Bedingungen und Konditionen vollständig verstanden haben.

Wenn Sie diese Tipps befolgen und eine Anfrage mit den erforderlichen Informationen vorbereiten, können Sie sicher sein, dass Sie die richtige ERP-Lösung für Ihr Unternehmen auswählen. 

Die Erstellung einer Anfrage für eine ERP-Lösung kann entmutigend erscheinen, aber es ist wichtig, alle notwendigen Informationen zu erfassen, um ein klares Bild davon zu bekommen, was das Unternehmen von einem ERP-System erwartet. Dies erleichtert es den Anbietern, genau zu antworten und wettbewerbsfähige Angebote zu unterbreiten, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Durch die Vorbereitung einer Anfrage mit den erforderlichen Informationen können Unternehmen außerdem sicher sein, dass sie die richtige ERP-Lösung für ihre Bedürfnisse auswählen.