ERP-Systeme: Wie funktionieren sie?

“ In jeder Organisation gibt es nur einige wenige Schlüsselprozesse, die das Kerngeschäft abwickeln. Alle anderen Prozesse unterstützen die Schlüsselprozesse in einem bestimmten Aspekt. “

Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme sind für viele Unternehmen unverzichtbar geworden. Aber was genau sind ERPs? Wie funktionieren sie? Welche verschiedenen Arten von ERPs gibt es? Und vor allem, was sind die grundlegenden Funktionen, die jedes ERP abdecken sollte?

In diesem Blogbeitrag werden wir all diese Fragen und noch mehr beantworten! Wir werden ERP-Systeme kurz erklären und die drei Haupttypen besprechen: ERP vor Ort, Cloud-basiertes ERP und hybrides ERP. Schließlich geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über einige der wichtigsten Funktionen, die alle ERP-Systeme haben sollten.

Vollständiger Artikel hier: Was ist Enterprise Resource Planning?

ERPs sind eine Art von Unternehmenssoftware, die es Unternehmen ermöglicht, alle wichtigen Geschäftsfunktionen wie Buchhaltung, Vertrieb, Personalwesen und Produktion in einem System zu verwalten und zu integrieren. Dadurch werden die Geschäftsprozesse gestrafft und die Unternehmen können effizienter arbeiten. ERP-Systeme können vor Ort oder in der Cloud installiert werden; hybride ERP-Systeme werden ebenfalls immer beliebter.

Vor Ort installierte ERP-Systeme sind auf den Servern des Unternehmens installiert und werden von internen IT-Mitarbeitern gewartet. 
Cloud-basierte ERP-Systeme werden vom Anbieter gehostet und der Zugriff erfolgt über das Internet. 
Hybride ERP-Systeme sind eine Kombination aus firmeninternen und cloudbasierten Systemen.

Jede Art hat ihre Vor- und Nachteile. Vor Ort installierte ERP-Systeme sind teurer in der Einrichtung und Wartung, bieten aber mehr Flexibilität und Kontrolle über die Daten. Cloud-basierte ERP-Systeme sind billiger in der Einrichtung und Wartung und bieten weniger Flexibilität und Kontrolle über die Daten. Hybride ERP-Systeme bieten das Beste aus beiden Welten: Sie sind möglicherweise billiger als ERP-Systeme vor Ort und flexibler als cloudbasierte ERP-Systeme.

Die meisten ERP-Systeme haben gemeinsame Funktionen wie Buchhaltung und Finanzmanagement, CRM (Customer Relationship Management), HRM (Human Resources Management), Einkauf/Lieferkettenmanagement und Fertigungs-/Produktionsmanagement. Die verschiedenen ERP-Systeme können jedoch je nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens unterschiedliche Funktionen aufweisen. Einige ERP-Systeme verfügen beispielsweise über branchenspezifische Module (z. B. Gesundheitswesen oder Einzelhandel).
 

Ein ERP-System kann Unternehmen dabei helfen, alle Aspekte ihrer Tätigkeit an einem einzigen Ort zu verwalten. ERPs helfen Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen, indem sie ihre Geschäftsprozesse rationalisieren. Es kann ihnen auch helfen, bessere Entscheidungen zu treffen, indem es genaue und aktuelle Informationen über ihre Geschäftsabläufe liefert.

Vorteile der Verwendung eines ERP-Systems:

• Verbesserte Effizienz: ERP-Systeme integrieren alle Abteilungen und Funktionen in einem Unternehmen und ermöglichen so straffere und effizientere Prozesse.
• Bessere Entscheidungsfindung: Mit Echtzeitdaten und Berichtsfunktionen liefern ERP-Systeme den Managern die notwendigen Informationen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Erhöhte Flexibilität: ERP-Systeme sind modular aufgebaut und können an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden. Dies ermöglicht Flexibilität, wenn das Unternehmen wächst und sich weiterentwickelt.
• Geringere Kosten: Durch die Automatisierung und Rationalisierung von Prozessen kann ein ERP-System einem Unternehmen langfristig helfen, Geld zu sparen.
• Bessere Datensicherheit: ERP-Systeme verfügen oft über fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, um sensible Daten zu schützen.

 

Anwendungsfälle für Unternehmen, die ein ERP-System nutzen:

 

• Fertigungsunternehmen: ERP-Systeme können bei der Verwaltung des Produktionsprozesses helfen, einschließlich Terminplanung, Materialverwaltung und Qualitätskontrolle.
• Großhandels- und Vertriebsunternehmen: ERP-Systeme können bei der Verwaltung von Beständen, Aufträgen und Versand helfen.
• Einzelhandelsunternehmen: ERP-Systeme können bei der Verwaltung des Geschäftsbetriebs helfen, einschließlich Verkaufsstellen, Bestandsverwaltung und Finanzberichterstattung.
• Professionelle Dienstleistungsunternehmen: ERP-Systeme können bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen, dem Projektmanagement und der Finanzberichterstattung helfen.
• Gemeinnützige Organisationen: ERP-Systeme können bei der Verwaltung von Spenderbeziehungen, der Mittelbeschaffung und der Finanzberichterstattung helfen. 

ERP-Systeme integrieren verschiedene Aspekte der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens in ein einziges Softwaresystem. Dazu können Finanzinformationen, Verkaufsdaten, Produktionsstatistiken und vieles mehr gehören. Durch die Konsolidierung all dieser Daten in einem einzigen System können Unternehmen ihre Gesamtleistung besser verstehen und fundiertere Entscheidungen treffen.

ERP-Systeme basieren in der Regel auf einem strukturierten "Hauptbuch"-System. Ein strukturiertes Hauptbuch bedeutet, dass alle Daten im System in Tabellen (oder "Hauptbüchern") organisiert sind, auf die leicht zugegriffen und die analysiert werden können. Die Strukturierung der Daten macht es einfach, Datenänderungen im Laufe der Zeit zu verfolgen und zu sehen, wie die verschiedenen Teile des Unternehmens miteinander verbunden sind.

ERP-Systeme verfügen in der Regel auch über integrierte Tools für die Verbindung mit anderen Softwaresystemen, die das Unternehmen nutzt. Externe Konnektivität ermöglicht es Unternehmen, direkt vom ERP-System aus auf Daten aus anderen Systemen zuzugreifen (z. B. Kundenbeziehungsmanagement- oder Lieferkettenmanagementsysteme). Dieser Datenaustausch bietet einen vollständigen Überblick über die Tätigkeiten des Unternehmens und trägt dazu bei, dass alle Daten auf dem neuesten Stand sind.

Die Bedürfnisse jedes Unternehmens sind unterschiedlich, daher gibt es kein ERP-System, das für alle passt. Die meisten ERP-Systeme verfügen jedoch über Kernmodule, die die grundlegenden Funktionen eines Unternehmens abdecken. Zu diesen Modulen können gehören:

• Finanzverwaltung: Dieses Modul umfasst Funktionen wie das Hauptbuch, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und die Finanzberichterstattung. Es ermöglicht einem Unternehmen, seine finanziellen Transaktionen und Leistungen zu verwalten und zu verfolgen.
• Personalverwaltung: Dieses Modul umfasst Funktionen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen und Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Es ermöglicht einem Unternehmen, seine Personalressourcen und Personaldaten effizient zu verwalten.
• Verwaltung der Lieferkette: Dieses Modul umfasst Funktionen wie Einkauf, Bestandsverwaltung und Logistik. Es ermöglicht einem Unternehmen, seine Lieferkette effizient zu verwalten, einschließlich der Beschaffung von Rohstoffen und der Verteilung von Fertigprodukten.
• Fertigung: Dieses Modul umfasst Funktionen wie Produktionsplanung, Qualitätskontrolle und Materialwirtschaft. Es ermöglicht einem Unternehmen die effiziente Verwaltung seiner Fertigungsprozesse, einschließlich der Produktion von Waren und der Verwaltung der in der Produktion verwendeten Materialien.
• Projektverwaltung: Dieses Modul umfasst Funktionen wie Aufgabenzuweisungen, Projektzeitpläne und Ressourcenzuweisung. Es ermöglicht einem Unternehmen, Projekte effektiv zu planen und zu verwalten, einschließlich der Zuweisung von Ressourcen und der Verfolgung des Fortschritts.
• Kundenbeziehungsmanagement (CRM): Dieses Modul umfasst Funktionen wie Verkaufsprognosen, Kundenservice und Marketingkampagnenmanagement. Es ermöglicht einem Unternehmen die effiziente Verwaltung seiner Kundenbeziehungen, einschließlich des Verkaufsprozesses und des Kundensupports.
• Vertrieb und Marketing: Dieses Modul umfasst Funktionen wie Lead-Generierung, Verkaufsprognosen und das Management von Marketingkampagnen. Es ermöglicht einem Unternehmen die effektive Planung und Ausführung von Vertriebs- und Marketingstrategien.
• Lagerbestandsverwaltung: Dieses Modul umfasst Funktionen wie Lagerbestände, Nachbestellungen und Lagerverwaltung. Es ermöglicht einem Unternehmen, seinen Bestand effizient zu verwalten, einschließlich der Verfolgung von Lagerbeständen und der Optimierung von Bestandsverwaltungsprozessen.
• Beschaffung: Dieses Modul umfasst Funktionen wie Lieferantenverwaltung, Einkauf und Vertragsmanagement. Es ermöglicht einem Unternehmen, seine Beschaffungsprozesse effizient zu verwalten, einschließlich der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen und der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen.
• Einkaufsmanagement: Mit dieser Funktion kann ein Unternehmen den gesamten Bestellprozess verwalten und in enger Zusammenarbeit mit der Bestandsverwaltung sicherstellen, dass die Bestände ordnungsgemäß verwaltet werden - von Anfang bis Ende.
• Produktionsplanung: Dieses Modul hilft bei der Planung und Terminierung von Produktionsprozessen, der Zuweisung von Ressourcen zu Aufgaben und der Verfolgung des Fortschritts.
• Vertriebs- und Auftragsmanagement: Dieses Modul hilft bei der Verwaltung von Kundendaten, der Bearbeitung von Aufträgen und der Verfolgung des Versandstatus.
• Business Intelligence und Analytik: Dieses Modul umfasst Funktionen wie Datenanalyse, Berichterstattung und Dashboards. Es ermöglicht einem Unternehmen, aus seinen Daten Erkenntnisse zu gewinnen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. 

Je nach ERP-System können auch andere spezialisierte Module verfügbar sein. Ein Fertigungsunternehmen könnte zum Beispiel ein Modul für die Qualitätssicherung oder Produktionspläne benötigen. Einzelhandelsunternehmen könnten ein Modul für Point-of-Sale-Transaktionen oder die Verarbeitung von Geschenkkarten benötigen. Die Möglichkeiten sind endlos; daher ist eines der wichtigsten "Features" wohl die API, die eine Anpassung und Integration mit anderer Software ermöglicht.

Je nach Art des ERP-Systems (vor Ort, auf dem Client installiert, cloudbasiert oder hybrid) werden unterschiedliche Technologien verwendet. Die gebräuchlichste Technologie für ortsfeste ERP-Systeme ist das relationale Datenbankmanagementsystem (RDBMS). Bei cloudbasierten oder hybriden ERP-Systemen sind Webdienste häufiger anzutreffen.

Die auf der Client-Seite installierten ERP-Systeme verwenden verschiedene Technologien wie Java, .NET Framework und Microsoft SQL Server. Manchmal verwenden diese Systeme auch Webtechnologien wie Hypertext Markup Language (HTML) und JavaScript.

Der wichtigste Faktor, der die in einem ERP-System verwendete Technologie bestimmt, ist die Plattform, auf der es eingesetzt werden soll. So werden beispielsweise Microsoft-Technologien verwendet, wenn das System auf einer Windows-Plattform eingesetzt wird. Ebenso könnten Open-Source-Technologien verwendet werden, wenn das System auf einer Linux-basierten Plattform eingesetzt wird.

Ein weiterer Schlüsselfaktor ist die Datenbank. Die meisten ERP-Systeme verwenden RDBMS-Datenbanken, aber auch das kann je nach Art des Systems variieren. Cloud-basierte ERP-Systeme verwenden zum Beispiel häufig NoSQL-Datenbanken.

Der letzte zu berücksichtigende Faktor ist die Benutzeroberfläche (UI). Sie bestimmt, welche Technologien für das Frontend des Systems verwendet werden. Wenn die Benutzeroberfläche beispielsweise webbasiert ist, können Technologien wie HTML, CSS und JavaScript oder Webanwendungen, die auf Frameworks wie AngularJS oder Vue JS basieren, verwendet werden. Wenn die Benutzeroberfläche desktopbasiert ist, werden Technologien wie Windows Presentation Foundation oder WPF verwendet.

Wie wir bereits erwähnt haben, gibt es viele verschiedene Arten von ERP-Systemen, die zwar alle einige gemeinsame Merkmale aufweisen, aber auch unterschiedlich funktionieren. Sehen wir uns einige Beispiele für verschiedene ERP-Systeme auf dem Markt an.

SIX ERP ist ein cloudbasiertes ERP-System, das sowohl von kleinen und mittleren Unternehmen als auch von Weltkonzernen genutzt wird. SIX ERP ist leicht zu bedienen und hat eine einfache Schnittstelle, die speziell auf die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und die schnelle Akzeptanz durch die Mitarbeiter zugeschnitten ist. Das System nutzt Webtechnologien wie HTML, CSS und JavaScript, um die Geschwindigkeit und die einfache Erweiterbarkeit zu verbessern.

Zu den Funktionen von SIX ERP gehören: 

• Finanzielle Verwaltung
• Verwaltung der Humanressourcen
• Verwaltung der Bestände
• Verkaufs- und Auftragsverwaltung
• Produktionsplanung

Art: Verwaltetes Cloud-ERP
Kosten: Niedrig
Merkmale: Umfangreich

Oracle NetSuite ist eines der beliebtesten ERP-Systeme auf dem Markt. Es wird sowohl von kleinen und mittleren Unternehmen als auch von Großunternehmen genutzt. Das System ist Cloud-basiert und nutzt Webtechnologien wie HTML, CSS und JavaScript.

Zu den Funktionen von Oracle NetSuite gehören: 

• Finanzielle Verwaltung
• Verwaltung der Humanressourcen
• Verwaltung der Bestände
• Verkaufs- und Auftragsverwaltung
• Produktionsplanung

Typ: Cloud ERP - SaaS
Kosten: Mittel bis hoch
Merkmale: Umfangreich

SAP ERP ist eines der bekanntesten ERP-Systeme auf dem Markt. Es wird sowohl von mittelständischen Unternehmen als auch von Großunternehmen eingesetzt. Das System wird vor Ort oder in der Cloud (SAP S/4 HANA) eingesetzt und verwendet RDBMS-Datenbanken und die proprietären S/4 HANA-Datenbanken.

Zu den Funktionen von SAP ERP gehören: 

• Finanzielle Verwaltung
• Verwaltung der Humanressourcen
• Verwaltung der Bestände
• Verkaufs- und Auftragsverwaltung
• Produktionsplanung

Art: Vor-Ort-ERP oder gehostetes S/4 HANA
Kosten: Hoch bis sehr hoch (S/4 HANA)
Funktionen: Umfangreich
 

ODOO ist eine Art von ERP-System, das von kleinen Unternehmen verwendet wird. Es ist quelloffen und verwendet Webtechnologien wie HTML, CSS und JavaScript. Aufgrund der Komplexität des Hostings und der Verwaltung des Open-Source-Systems entscheiden sich viele Unternehmen für die gehostete Version von ODOO, bei der die Preise nutzerabhängig sind.

Die Funktionen von ODOO umfassen: 

• Finanzielle Verwaltung
• Verwaltung der Humanressourcen
• Verwaltung der Bestände
• Verkaufs- und Auftragsverwaltung
• Produktionsplanung

Art: Open-Source-ERP
Kosten: Kostenlos (quelloffen) bis mittel (gehostet)
Merkmale: Begrenzt

Microsoft Dynamics AX ist ein ERP-System, das von mittleren bis großen Unternehmen eingesetzt wird. Das System befindet sich vor Ort und verwendet Microsoft-eigene Technologien wie .NET und SQL Server.

Zu den Funktionen von Microsoft Dynamics AX gehören: 

• Finanzielle Verwaltung
• Verwaltung der Humanressourcen
• Verwaltung der Bestände
• Verkaufs- und Auftragsverwaltung
• Produktionsplanung

Typ: Vor-Ort-ERP
Kosten: Hoch bis sehr hoch
Merkmale: Umfangreich

Ein ERP-System kann für ein Unternehmen eine große Investition in Form von Geld und Zeit sein. Die Vorteile eines integrierten, rationalisierten Geschäftsprozesses können jedoch enorm sein. Bei der Auswahl eines ERP-Systems ist es wichtig, dass Sie sich informieren und ein System auswählen, das den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Es gibt viele verschiedene Arten von ERP-Systemen auf dem Markt, jedes mit seinen eigenen Funktionen und Preisen. In diesem Artikel haben wir einige der beliebtesten ERP-Systeme und ihre wichtigsten Funktionen untersucht. Wir hoffen, dass Ihnen dies bei Ihrer Entscheidungsfindung hilft, wenn Sie ein ERP-System auswählen.

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