5 Tipps für das Risikomanagement bei einer ERP-Einführung

“ Regeln kosten das Unternehmen immer etwas. Diese Kosten müssen gegen die Geschäftsrisiken abgewogen werden. “

Wie die meisten Geschäftsinhaber sind Sie wahrscheinlich begeistert von der Aussicht auf die Einführung eines neuen ERP-Systems. ERP-Implementierungen können jedoch komplex und risikoreich sein, so dass es wichtig ist, während des Prozesses Maßnahmen zur Risikobeherrschung zu ergreifen. In diesem Blogbeitrag werden fünf Tipps für das Risikomanagement während einer ERP-Einführung vorgestellt. Die Befolgung dieser Tipps kann dazu beitragen, eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten und kostspielige Fehler zu vermeiden.

ERP-Implementierungen sind als riskante Projekte berüchtigt. Sie sind mit mehreren Risiken verbunden, und viele Unternehmen sind aufgrund unzureichender Planung und Ausführung gescheitert. Wenn Sie diese Risiken kennen, können Sie Maßnahmen ergreifen, um sie zu mindern und die Chancen für eine erfolgreiche Einführung zu erhöhen.

Komplexität

Eines der größten Risiken bei ERP-Implementierungen ist die Komplexität. Eine komplexe Implementierung kann zu Verwirrung und Frustration bei den Mitarbeitern führen und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöhen. Um diese mit großen und komplexen ERP-Implementierungen verbundenen Risiken zu vermeiden, ist es wichtig, die Implementierung in überschaubare Schritte aufzuteilen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter angemessen in das neue System eingewiesen werden.

Risiko des Datenverlusts

Eines der größten Risiken im Zusammenhang mit ERP-Implementierungen ist das Risiko eines Datenverlusts. Dies kann aus verschiedenen Gründen geschehen, z. B. durch Systemausfälle, menschliches Versagen oder bösartige Angriffe. Um das Risiko eines Datenverlusts zu verringern, ist ein solider Sicherungs- und Wiederherstellungsplan unerlässlich. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Bedeutung der Datensicherheit kennen und wissen, wie sie sensible Informationen schützen können.

Betriebsunterbrechung

Viele Unternehmen unterschätzen das Risiko einer Betriebsunterbrechung während einer ERP-Einführung. Dies kann ein kostspieliger Fehler sein, denn der kurzfristige Produktivitätsverlust kann sich erheblich auf das Endergebnis auswirken. Es ist wichtig, diese potenziellen Unterbrechungen einzuplanen und sicherzustellen, dass Ihr Team angemessen darauf vorbereitet ist.

Kosten der Implementierung

ERP-Implementierungen können kostspielig sein, und die Kosten können erheblich steigen, wenn das System nicht angemessen implementiert wird. Eine der größten Ausgaben im Zusammenhang mit ERP-Implementierungen ist der Betrieb des Systems. Einige Systeme erfordern teure Hardware und Software, und die Kosten für Wartung und Support können erheblich sein. Hinzu kommen häufig Kosten für die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System. Wenn diese Kosten nicht berücksichtigt werden, können sie schnell zu einer Belastung für die Ressourcen werden. Eine Budgetierung aller potenziellen Kosten (Gesamtbetriebskosten - TCO), die mit einer ERP-Einführung verbunden sind, ist unerlässlich, sonst könnten Sie es später bereuen.

Zeitaufwand für die Implementierung

Ein weiteres Risiko bei ERP-Implementierungen ist die Gefahr, dass die Zeit überzogen wird. Diese Herausforderung kann aus verschiedenen Gründen auftreten, z. B. wegen der Komplexität und mangelnder Planung. Wenn sich Projekte in die Länge ziehen, führt dies häufig zu Frustration bei den Mitarbeitern und zu erhöhten Kosten. Um dieses Risiko zu vermeiden, ist es wichtig, einen klaren Plan zu haben und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Sie über ausreichende Ressourcen verfügen, um das Projekt fristgerecht abzuschließen.

Das Risiko einer Budgetüberschreitung stellt ebenfalls eine Herausforderung dar, da sich Projekte oft verzögern, wenn Prozesse unklar sind oder der Partner nicht alle (vom Kunden geforderten) Informationen im Voraus erhält. Eine klare Kommunikation ist daher von entscheidender Bedeutung und sollte während des gesamten Projekts kontinuierlich erfolgen, wobei Pläne und Bewertungen regelmäßig aktualisiert werden sollten.

Eine erfolgreiche ERP-Einführung erfordert sorgfältige Planung und Risikomanagement. Eine der besten Möglichkeiten zum Risikomanagement ist die Erstellung einer Risikobewertung. In diesem Dokument werden die potenziellen Risiken im Zusammenhang mit der Einführung ermittelt und es wird dargelegt, wie sie gemindert werden können. Die Risikobewertung sollte bereits zu Beginn des Planungsprozesses erstellt und im Laufe der Implementierung aktualisiert werden.

Es ist auch wichtig, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, das Erfahrung mit ERP-Implementierungen hat. Dieser Partner kann Ihnen dabei helfen, die mit einer ERP-Einführung verbundenen Risiken zu bewältigen, und Sie bei der Risikominderung unterstützen. Indem Sie mit einem Partner zusammenarbeiten, können Sie das Risiko kostspieliger Fehler während der Einführung verringern. 

Risikomanagementverfahren sollten bereits in der Planungsphase einer ERP-Einführung eingeführt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle potenziellen Risiken erkannt und angegangen werden. Die Verfahren sollten im Laufe der Einführung aktualisiert und auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden.

Zu den wichtigsten Komponenten ausgereifter Risikomanagementverfahren gehören:

• Risikobewertung: In diesem Dokument werden die potenziellen Risiken im Zusammenhang mit der Einführung ermittelt und es wird dargelegt, wie sie gemindert werden können.
• Kommunikationspläne: Eine klare Kommunikation ist für eine erfolgreiche ERP-Einführung unerlässlich. Es sollten Pläne für eine regelmäßige Kommunikation zwischen allen Beteiligten, einschließlich der Mitarbeiter, der Geschäftsleitung und dem Anbieterteam, erstellt werden.
• Sicherungs- und Wiederherstellungspläne: Ein solider Sicherungs- und Wiederherstellungsplan ist unerlässlich, um Ihre Daten im Falle eines Systemausfalls oder eines anderen Notfalls zu schützen.
• Testverfahren: Es ist notwendig, das neue System vor der Inbetriebnahme gründlich zu testen. Dieser Plan wird dazu beitragen, dass es bei der Inbetriebnahme des Systems keine Überraschungen gibt.
• Plan für das Änderungsmanagement: Jede wesentliche Änderung während einer ERP-Einführung kann zu einem erhöhten Risiko führen. Ein Plan für das Änderungsmanagement trägt dazu bei, diese Risiken zu minimieren und einen reibungslosen Übergang zum neuen System zu gewährleisten.

Eine genaue Überwachung des Einführungsprozesses ist für eine erfolgreiche ERP-Einführung unerlässlich. Zu dieser Überwachung gehören regelmäßige Tests und die Kommunikation zwischen allen Beteiligten, einschließlich der Mitarbeiter, der Geschäftsleitung und dem Anbieterteam. Indem Sie sicherstellen, dass eine klare Kommunikation und gründliche Tests stattfinden, können Sie das Risiko von Problemen während der Einführung minimieren. 

Treten während der Einführung Probleme auf, ist es wichtig, diese so schnell wie möglich zu beheben. Diese Schnelligkeit trägt dazu bei, das Risiko kostspieliger Fehler zu minimieren und einen reibungslosen Übergang zum neuen System zu gewährleisten. Indem Sie eng mit allen Beteiligten zusammenarbeiten, können Sie sicherstellen, dass alle Probleme schnell und effizient angegangen werden. 

Der Erfolg einer ERP-Einführung hängt von einer guten Kommunikation zwischen allen am Prozess Beteiligten ab. Die Kommunikation sollte offen und häufig sein, damit jeder über den Fortschritt und mögliche Probleme auf dem Laufenden ist. 

Eine ERP-Einführung kann ein komplexer Prozess mit vielen potenziellen Risiken sein. Wenn Sie diese Tipps für das Risikomanagement befolgen, können Sie die Wahrscheinlichkeit von Problemen während der Einführung minimieren. Eine enge Kommunikation und regelmäßige Tests sind für eine erfolgreiche Einführung unerlässlich. Sollten Probleme auftreten, ist es wichtig, diese schnell zu beheben, damit sie nicht zu weiteren Störungen führen. Mit sorgfältiger Planung und Risikomanagement kann Ihr Unternehmen erfolgreich ein ERP-System einführen, das seinen Anforderungen gerecht wird.