Eine schrittweise Anleitung zur Planung Ihrer ERP-Einführung

“ ERP wird gemeinhin als Computersystem missverstanden. Dem ist nicht so. Es ist ein System für Menschen, das durch Computersoftware und -hardware ermöglicht wird. “

Erwägen Sie die Einführung eines ERP-Systems für Ihr Unternehmen? Wenn ja, dann haben Sie Glück! Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch alles, was Sie für die Vorbereitung Ihrer ERP-Einführung tun müssen. Von der Auswahl des richtigen Anbieters bis hin zur Planung Ihres Projektzeitplans. Ganz gleich, ob Sie gerade erst anfangen oder sich bereits auf die Einführung vorbereiten, dieser Leitfaden ist für Sie!

Eine gute Vorbereitung und Planung vor Ihrer ERP-Einführung ist der Schlüssel. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihr Projekt zu überprüfen und zu planen, können Sie sicherstellen, dass alles von Anfang bis Ende reibungslos abläuft. Im Folgenden finden Sie einige Schritte, die Sie unternommen haben sollten, bevor Sie mit der Planung Ihrer Einführung beginnen:

1. Ermitteln Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen: Vor allem müssen Sie herausfinden, welche Merkmale und Funktionen eines ERP-Systems für Ihr Unternehmen notwendig sind. Denken Sie an die Prozesse und Abläufe, die Sie mit einem ERP-System optimieren oder automatisieren möchten, und listen Sie alle anderen Funktionen auf, die für Ihr Unternehmen von Vorteil wären.
2. Wählen Sie einen Anbieter: Sobald Sie Ihren Bedarf ermittelt haben, ist es an der Zeit, nach potenziellen Anbietern zu suchen, die das ERP-System anbieten können, das den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Anbieter gründlich recherchieren und hinsichtlich seiner Funktionen, Preise, Kundenbetreuung usw. vergleichen.
3. Stellen Sie ein verantwortungsbewusstes Team von Mitarbeitern zusammen: Sobald Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, ist es wichtig, ein Team zusammenzustellen, das das Projekt von Anfang bis Ende überwacht. Diesem Team sollten Interessenvertreter, IT-Mitarbeiter und alle anderen Personen angehören, die möglicherweise in das Projekt einbezogen werden müssen.
4. Stellen Sie dem Anbieter Informationen zur Verfügung: Wir verstehen, dass Sie nicht Ihr gesamtes Unternehmen und jedes Detail über jeden Auftrag, der in Ihrem Unternehmen ausgeführt wird, kennen können. Das ist auch gut so, aber bedenken Sie, dass ein ERP-System nur so gut ist wie die Informationen, die Sie bereitstellen. Es kann einfacher sein, dem Anbieter eine Vielzahl von Personen zur Verfügung zu stellen, um Informationen zu erhalten, als diese zurückzuhalten. In der Praxis haben wir solche Beispiele gesehen, und es kann schwierig sein, Überraschungen zu vermeiden.

Die Planung des Projektzeitplans ist ein wesentlicher Schritt im ERP-Einführungsprozess. Ein umfassender Zeitplan gibt einen klaren Überblick darüber, wann welche Aufgaben erledigt werden müssen, und trägt dazu bei, dass alle Fristen eingehalten werden. Zu Beginn eines Projekts ist es von entscheidender Bedeutung, einen Überblick über die zu erbringenden Leistungen, Zeitpläne und Fristen für jede Aufgabe zu erstellen, die während der Ersteinrichtung erledigt werden muss.

Die anfängliche Einrichtungsphase ist ein entscheidender Teil des ERP-Einführungsprozesses. Hier werden alle erforderlichen Infrastrukturen und Komponenten konfiguriert, um einen reibungslosen Betrieb des Systems zu gewährleisten. In dieser Phase müssen mehrere Aufgaben erledigt werden, um sicherzustellen, dass alles für die eigentliche Implementierung bereit ist.  

Dazu gehört die Installation von Hardware, Software und Netzwerken für den Betrieb Ihres ERP-Systems. Außerdem müssen Sie Sicherheitseinstellungen und andere administrative Aufgaben konfigurieren, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.

Die Schulung der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Bestandteil des ERP-Einführungsprozesses, da sie sicherstellt, dass die Mitarbeiter das neue System nutzen können und verstehen, wie es richtig funktioniert. Außerdem trägt sie dazu bei, Benutzerfehler zu vermeiden und den Nutzen des Systems zu maximieren. Bei der Planung von Mitarbeiterschulungen sollten Sie einige wichtige Aspekte berücksichtigen:

1. Bestimmen Sie, welche Art von Schulung erforderlich ist: Je nach der Komplexität des Systems und der Rolle Ihrer Mitarbeiter müssen Sie verschiedene Arten von Schulungen anbieten. Zum Beispiel eine Grundschulung für alle Benutzer, eine tiefer gehende Schulung für bestimmte Abteilungen oder Teams oder sogar Einzelschulungen für einzelne Benutzer.
2. Entwickeln Sie einen Schulungsplan: Sobald Sie festgestellt haben, welche Art von Schulung erforderlich ist, entwickeln Sie einen umfassenden Schulungsplan, der die Themen, die Dauer und die Art der Durchführung für jede Sitzung enthält.
3. Planen Sie Zeiten für die Teilnahme der Mitarbeiter ein: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team genügend Zeit und Ressourcen für die Teilnahme an den erforderlichen Schulungen einplant. Dies sollte rechtzeitig geschehen, um Verzögerungen bei der Umsetzung zu vermeiden.

In der Phase der Datenkonvertierung werden die vorhandenen Daten von einem System in ein anderes übertragen. Dies kann eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein. Daher ist es wichtig, alle notwendigen Schritte zu planen und sicherzustellen, dass der Übergang erfolgreich verläuft. Bei der Planung der Datenkonvertierung sind einige Dinge zu beachten:

1. Bestimmen Sie, welche Daten migriert werden müssen: Es ist wichtig zu ermitteln, welche Daten konvertiert werden müssen, z. B. Kundenkonten, Verkaufsunterlagen, Finanzinformationen und andere relevante Daten.
2. Erstellen Sie einen Zeitplan für den Konvertierungsprozess: Sie sollten einen Zeitplan für den Datenkonvertierungsprozess aufstellen, aus dem hervorgeht, wann die Daten konvertiert werden sollen, wer für die verschiedenen Aufgaben verantwortlich ist und welche weiteren Details zu beachten sind.
3. Erstellen Sie ein Testprotokoll: Sobald Sie die Daten konvertiert haben, müssen Sie unbedingt ein Testprotokoll erstellen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt und aktuell sind. Dieses Protokoll sollte auch einen Sicherungsplan enthalten, falls bei der Datenkonvertierung etwas schief geht.

Die Neugestaltung von Prozessen ist ein wichtiger Teil des ERP-Einführungsprozesses, da sie dazu beiträgt, dass das neue System reibungslos und effizient funktioniert, da die Prozesse in der digitalen Welt möglicherweise nicht mehr gleich funktionieren. Es geht darum, die bestehenden Prozesse zu untersuchen und Möglichkeiten zu finden, sie mit Hilfe der Funktionen des neuen Systems zu rationalisieren oder zu verbessern. Bei der Planung der Neugestaltung von Prozessen sind einige Dinge zu beachten:  

1. Dokumentieren Sie die aktuellen Prozesse: Bevor Sie Ihre Verfahren umgestalten, sollten Sie unbedingt dokumentieren, wie sie derzeit funktionieren. Dies sollte eine detaillierte Beschreibung des Prozesses, aller notwendigen Aufgaben und aller damit verbundenen Risiken oder verbesserungswürdigen Bereiche umfassen.
2. Ermitteln Sie, welche Änderungen vorgenommen werden müssen: Ermitteln Sie auf der Grundlage Ihrer Dokumentation alle notwendigen Änderungen, die zur Optimierung des Prozesses mit dem neuen System vorgenommen werden müssen.
3. Dokumentieren Sie die Änderungen: Sobald Sie alle notwendigen Änderungen identifiziert haben, dokumentieren Sie diese, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, wie der neue Prozess funktioniert.

Bei der Datenmigration werden vorhandene Daten von einem System in ein anderes übertragen. Dies kann eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein. Daher ist es wichtig, die Migration zu planen und sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte unternommen werden, um einen erfolgreichen Übergang zu gewährleisten. Bei der Planung der Datenmigration sind unter anderem folgende Punkte zu beachten:  

1. Bestimmen Sie, welche Daten migriert werden müssen: Es ist wichtig zu ermitteln, welche Daten übertragen werden müssen, z. B. Kundenkonten, Verkaufsunterlagen, Finanzinformationen und andere relevante Daten.
2. Erstellen Sie einen Zeitplan für den Migrationsprozess: Sie sollten einen Zeitplan für den Datenmigrationsprozess aufstellen, aus dem hervorgeht, wann die Daten übertragen werden sollen, wer für die verschiedenen Aufgaben zuständig ist und welche weiteren Details zu beachten sind.
3. Erstellen Sie ein Testprotokoll: Sobald Sie die Daten übertragen haben, müssen Sie unbedingt ein Testprotokoll erstellen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt und aktuell sind. Dazu gehört auch ein Sicherungsplan für den Fall, dass während der Datenmigration etwas schief geht.

Sobald alle Daten erfolgreich übertragen und die Prozesse umgestaltet wurden, sollten Sie das neue System testen, um sicherzustellen, dass es korrekt funktioniert. Dieser Testprozess sollte funktionale, Leistungs-, Sicherheits- und andere Tests umfassen. Außerdem sollten Sie einen Validierungsplan erstellen, um sicherzustellen, dass das System alle festgelegten Anforderungen erfüllt.

Sobald alle erforderlichen Testanforderungen erfolgreich erfüllt sind, sollten Sie einen Supportplan für die Zeit nach der Implementierung aufstellen, um etwaige Probleme schnell und effizient zu beheben. Darüber hinaus sollten Sie einen Plan für die Unterstützung bei der Inbetriebnahme entwickeln, in dem festgelegt ist, wer während der Einführung des Systems zur Verfügung stehen wird und wie diese Personen Unterstützung leisten können.

ERP-Implementierungen erfordern in der Regel ein internes Team, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten. Je nach Art des ERP-Systems müssen Sie möglicherweise ein internes Team aufbauen oder einstellen, das für Schulung, Wartung und Support zuständig ist. Dieses Team sollte sich sowohl mit der Software als auch mit den Geschäftsprozessen, die von dem System betroffen sind, auskennen. Darüber hinaus wäre es hilfreich, wenn Sie eine regelmäßige Systemwartung vorsehen, um sicherzustellen, dass das System auf dem neuesten Stand bleibt und etwaige Probleme schnell behoben werden.

Wenn Sie Ihre ERP-Einführung gründlich vorbereiten und planen, können Sie eine erfolgreiche Einführung und einen reibungslosen Übergang zur Nutzung des neuen Systems gewährleisten. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Maßnahmen für eine erfolgreiche Systemeinführung getroffen werden. Darüber hinaus kann eine gut geplante Implementierung dazu beitragen, Störungen zu minimieren und sicherzustellen, dass eventuell auftretende Probleme schnell behoben werden können.  

Insgesamt beginnt eine effektive ERP-Einführung mit der Planung und Vorbereitung. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Prozesse gründlich zu dokumentieren, Änderungen zu identifizieren, Daten zu migrieren, das System zu testen und den Support nach der Einführung zu planen, können Sie sicherstellen, dass Ihre ERP-Einführung erfolgreich verläuft. Mit der richtigen Planung und Vorbereitung können Sie einen reibungslosen Übergang und eine erfolgreiche Einführung Ihres neuen ERP-Systems gewährleisten.

Der von Ihnen gewählte Anbieter wird zu einem vertrauenswürdigen und integralen Bestandteil Ihres Betriebs während der Implementierungszeit und danach. Der Zweck einer ERP-Implementierung ist es, Ihrem Unternehmen zu helfen, zu wachsen, zu expandieren und - schließlich erfolgreich zu sein! Ihr Lieferant kann Ihnen nicht helfen, wenn Sie Informationen absichtlich zurückhalten - oder weil Sie sie einfach nicht erwähnenswert finden. Je mehr Ihr Anbieter über Ihre Arbeitsweise und die Ihrer Mitarbeiter weiß, desto erfolgreicher ist das Endergebnis!