Leitfaden für PEPPOL e-Invoicing

“ Elektronische Rechnungsstellung: wo Papierwege digitaler Effizienz weichen, Transaktionen in nahtlose Erlebnisse umgewandelt werden und Unternehmen in die Zukunft der rationalisierten Finanzen geführt werden. “

PEPPOL ist mehr als ein Standard für die elektronische Rechnungsstellung: Es ist ein Weg zur Rationalisierung des globalen Handels. Es ermöglicht großen und kleinen Unternehmen, die Komplexität internationaler Transaktionen mit Leichtigkeit und Effizienz zu bewältigen.
Sie bietet zahlreiche Vorteile, wie die Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung, die Fehler minimiert und die Produktivität erhöht. Insbesondere für große Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen kann dies zu erheblichen Kosten- und Zeiteinsparungen führen.
Die Universalität von PEPPOL vereinfacht auch den grenzüberschreitenden Handel und verschafft Unternehmen Zugang zu einem riesigen globalen Markt. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die normalerweise durch lokale Märkte eingeschränkt sind, können so ein enormes Wachstumspotenzial erschließen.
Außerdem kann die Teilnahme am PEPPOL-Netz den Unternehmen einen einzigartigen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Da immer mehr Unternehmen und Regierungen die Einhaltung von PEPPOL fordern, könnte es für Ihr Unternehmen von Vorteil sein, zu den ersten Anwendern zu gehören.

Der Erfolg von PEPPOL liegt in seiner Fähigkeit, die Interoperabilität zwischen verschiedenen E-Invoicing-Systemen zu gewährleisten. Um dies zu erreichen, hält sich der Rahmen an international anerkannte Standards wie Universal Business Language (UBL) und Cross Border Invoicing (CII). UBL (ISO 19845) bietet ein gemeinsames XML-basiertes Format für den Austausch von Geschäftsdokumenten, einschließlich Rechnungen, zwischen verschiedenen Systemen. CII (ISO 19005-3) ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat auf der Grundlage der PDF/A-3-Spezifikation. Durch die Verwendung dieser ISO-Normen stellt PEPPOL sicher, dass Rechnungen auf verschiedenen Plattformen und Softwareanwendungen problemlos ausgetauscht und verstanden werden können, unabhängig von den von Käufern und Lieferanten verwendeten Systemen.

Mehrere Länder haben die elektronische Rechnungsstellung bereits vorgeschrieben, um Geschäftsprozesse zu rationalisieren und die Einhaltung von Steuervorschriften zu verbessern. Einige bemerkenswerte Beispiele sind:

1. Italien: Ab 1. Januar 2019 schreibt Italien die Nutzung der Plattform Sistema di Interscambio (SdI) vor, die auf dem PEPPOL-Rahmen basiert. Italienische Unternehmen werden verpflichtet sein, elektronische Rechnungen über die SdI-Plattform einzureichen, was eine Berichterstattung in Echtzeit gewährleistet und die Steuerhinterziehung verringert.
2. Spanien: Spanien hat 2017 das System zur sofortigen Übermittlung von Informationen (SII) eingeführt. Es verpflichtet bestimmte Unternehmen, ihre Rechnungen innerhalb kurzer Zeit elektronisch an die spanische Steuerbehörde (AEAT) zu übermitteln.
3. Norwegen: Norwegen war ein Vorreiter bei der elektronischen Rechnungsstellung und hat den PEPPOL-Rahmen weitgehend umgesetzt. Die norwegische Regierung verlangt von allen öffentlichen Stellen, dass sie elektronische Rechnungen über die PEPPOL-Infrastruktur empfangen und verarbeiten.
4. Schweden: Schweden hat die SFTI-Plattform (Svenska Fakturamarknaden) eingeführt, die mit dem PEPPOL-Rahmen übereinstimmt. Sie ermöglicht den Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Kommunen.
5. Dänemark: Dänemark hat die elektronische Rechnungsstellung für das öffentliche Auftragswesen im Jahr 2005 verbindlich vorgeschrieben. Es verwendet den OIOUBL-Standard (Open Infrastructure Online Universal Business Language), der mit den PEPPOL-Grundsätzen übereinstimmt.
6. Frankreich: Frankreich hat 2017 die elektronische Rechnungsstellung für Business-to-Government-Transaktionen (B2G) verbindlich eingeführt. Die Plattform Chorus Pro, die auf dem PEPPOL-Rahmen basiert, erleichtert die Einreichung und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen in öffentlichen Einrichtungen.
7. Niederlande: Die niederländische Regierung hat mit der Simplerinvoicing-Initiative die elektronische Rechnungsstellung im Einklang mit PEPPOL eingeführt. Sie schreibt die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vor, um die Beschaffungsprozesse zu rationalisieren und den Verwaltungsaufwand zu verringern.
8. Australien: Australien hat den Peppol-Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung als Standard für das öffentliche Auftragswesen eingeführt. Er vereinfacht und beschleunigt den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und Regierungsbehörden.
9. Singapur: Singapur hat den PEPPOL-Standard für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt, um die Effizienz seiner Beschaffungsprozesse zu verbessern und den Papierkram zu reduzieren.

Es gibt eine Reihe von Vorteilen, die zu erwähnen wären, aber hier sind die 4 wichtigsten, wenn es um einen offenen und internationalen E-Invocing-Rahmen wie PEPPOL geht:

Vereinfachter grenzüberschreitender Handel

In einem globalisierten Markt führen Unternehmen häufig grenzüberschreitende Transaktionen durch. Unterschiedliche Vorschriften, Formate und Sprachen behindern jedoch oft den reibungslosen Ablauf des Handels. PEPPOL begegnet diesen Herausforderungen, indem es einen standardisierten Rahmen für die grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung bereitstellt. Es ermöglicht Unternehmen den nahtlosen Austausch von Rechnungen mit Partnern in verschiedenen Ländern. Das gemeinsame Datenformat und die standardisierten Protokolle für den Dokumentenaustausch erleichtern den effizienten grenzüberschreitenden Handel und machen kostspielige manuelle Prozesse, Sprachübersetzungen und Formatkonvertierungen überflüssig.

Höhere Effizienz und Kosteneinsparungen

Die herkömmliche papierbasierte Rechnungsstellung erfordert manuelle Bearbeitung, Druck und Versand, was zu erheblichen Kosten und Verzögerungen führt. PEPPOL beseitigt diese Ineffizienzen, indem es den elektronischen Austausch von Rechnungen direkt zwischen Käufer- und Lieferantensystemen ermöglicht. Durch die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses werden menschliche Fehler deutlich reduziert, Zahlungszyklen beschleunigt und der Verwaltungsaufwand minimiert. Dadurch können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter einsetzen, das Cashflow-Management verbessern und langfristig Kosten sparen.

Erhöhte Datensicherheit und Compliance

Datensicherheit ist für Unternehmen ein zentrales Anliegen, insbesondere wenn es um finanzielle Transaktionen geht. PEPPOL gewährleistet die sichere Übermittlung elektronischer Rechnungen durch den Einsatz von digitalen Signaturen und Verschlüsselungsmechanismen. Diese Sicherheitsmerkmale schützen sensible Daten vor Betrug und unberechtigtem Zugriff. Darüber hinaus können Unternehmen durch die Einhaltung internationaler Rechnungsstandards und gesetzlicher Vorgaben die Compliance sicherstellen und Strafen bei Nichteinhaltung vermeiden.

Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit

Die flexible und skalierbare Architektur von PEPPOL ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, das Framework nahtlos in ihre bestehenden Systeme zu integrieren. Egal ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein Großkonzern sind, PEPPOL passt sich an zukünftiges Wachstum und sich verändernde Geschäftsanforderungen an. Darüber hinaus ermöglicht die Anpassungsfähigkeit des Frameworks die Einbindung neuer Technologien und innovativer Lösungen, wodurch seine Relevanz und Effektivität in der sich ständig verändernden digitalen Landschaft gewährleistet wird.
 

Trotz seiner offensichtlichen Vorteile kann der Weg zur Einführung von PEPPOL mit Schwierigkeiten verbunden sein. Diese Hindernisse reichen von der technischen Komplexität bis hin zur Notwendigkeit, den Wandel innerhalb der Organisation zu bewältigen. Mit den richtigen Strategien und Ressourcen können diese Herausforderungen jedoch erfolgreich bewältigt werden.
Die technische Komplexität ist oft ein Haupthindernis für die Einführung von PEPPOL. Hier kommt es darauf an, einen zuverlässigen PEPPOL-Dienstleister zu wählen, der die technischen Details der PEPPOL-Integration beherrscht und den Einführungsprozess erleichtert.
Ebenso wichtig ist das Änderungsmanagement. Die Einführung von PEPPOL ist mit einer Änderung bestehender Geschäftsprozesse verbunden, was zu Widerständen innerhalb der Organisation führen kann. Eine klare und proaktive Kommunikation über die Vorteile von PEPPOL, eine gründliche Schulung der Mitarbeiter und eine schrittweise Einführung können einen reibungslosen Übergang gewährleisten.

Da Unternehmen auf der ganzen Welt die digitale Transformation vorantreiben, werden die Akzeptanz und die Relevanz von PEPPOL drastisch zunehmen. Hier ein Blick in die Zukunft:
Da die Vorteile von PEPPOL immer offensichtlicher werden, ist zu erwarten, dass sich mehr Länder, insbesondere außerhalb Europas, dem Netzwerk anschließen werden. Gleichzeitig könnte die Reichweite von PEPPOL über die elektronische Rechnungsstellung hinaus auf andere elektronische Geschäftsdokumente ausgedehnt werden, was den Geschäftsverkehr weiter vereinfachen würde.
Durch die Integration neuer Technologien wie künstliche Intelligenz und Blockchain werden die Fähigkeiten von PEPPOL in den Bereichen Sicherheit, Automatisierung und Datenanalyse noch weiter zunehmen.

Der Weg zum Beitritt zum PEPPOL-Netz ist zwar voller Herausforderungen, kann aber mit sorgfältiger Planung und den richtigen Ressourcen erfolgreich beschritten werden.
Zunächst ist es von entscheidender Bedeutung, die Besonderheiten und Vorteile von PEPPOL zu verstehen. Danach sollten Sie Ihre derzeitigen Systeme bewerten und feststellen, was Sie ändern müssen, um sich an PEPPOL anzupassen.
Ein entscheidender Schritt in diesem Prozess ist die Auswahl einer Software oder eines ERP-Systems, das die PEPPOL-Integration unterstützt. Angesichts der zunehmenden Verbreitung von PEPPOL ist es ratsam, eine Lösung zu wählen, die PEPPOL bereits unterstützt. Dies reduziert nicht nur die Komplexität der Implementierung, sondern spart auch Zeit.

PEPPOL ist ein leistungsfähiges Instrument für Unternehmen, die ihre Rechnungsstellung effizienter und schneller gestalten wollen. Seine Vorteile sind vielfältig, insbesondere für Unternehmen, die im internationalen Handel tätig sind oder ihre Rechnungsstellung automatisieren wollen.

Mit der zunehmenden Verbreitung von PEPPOL wird seine Integration in den Geschäftsbetrieb immer wichtiger. Daher sollten Unternehmen bei der Auswahl von ERP- oder Fakturierungssystemen solchen den Vorzug geben, die PEPPOL unterstützen. So lassen sich in Zukunft erhebliche Kosten und Komplexitäten im Zusammenhang mit kundenspezifischen Integrationen einsparen, und Ihr Unternehmen bleibt zukunftssicher.
SIX ERP ist führend auf dem Gebiet der Compliance und ermöglicht es Unternehmen, von neuen Standards zu profitieren und PEPPOL-konforme elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Möchten Sie mehr über unser zukunftsweisendes ERP erfahren? Kontaktieren Sie uns und sprechen Sie mit einem unserer Berater darüber, wie SIX ERP Ihrem Unternehmen helfen kann, die Vorteile der Enterprise-Resource-Planning-Technologie zu nutzen und Ihr Geschäft voranzutreiben.