Erfolgreiches Personalmanagement: der Treibstoff für jedes Unternehmen

“ Die Personalabteilung eines Unternehmens ist sein Lebenselixier. Die Mitglieder dieser Abteilung sind dafür verantwortlich, dass das Unternehmen die richtigen Mitarbeiter an den richtigen Stellen hat, die über die richtigen Fähigkeiten verfügen, um seine strategischen Ziele zu erreichen. “

Human Resource Management (HRM) ist ein betriebswirtschaftlicher Teilbereich, der sich um Arbeits- und Personalaspekte dreht. Es fasst alle Strategien, Maßnahmen und Handlungsfelder des Personalwesens zusammen, die die Entwicklung des Unternehmens - auch mit Hilfe von Veränderungsprozessen - unterstützen sollen.

In großen Unternehmen kann das Personalmanagement auch gleichbedeutend mit der Personalabteilung sein. Im Arbeitsalltag ist das Personalmanagement jedoch nicht die ausschließliche Aufgabe dieser Abteilung, sondern sollte von allen Führungskräften entwickelt und umgesetzt werden.

Zu den genannten "Personalmanagement-Feldern" gehören die folgenden Bereiche:

• Strategie
• Planung und Organisation
• Personalentwicklung
• Personalführung

Das Personalmanagement hat in den vergangenen Jahrzehnten erhebliche Veränderungen und Erweiterungen erfahren. Seit Anfang der 1990er Jahre ist die zentrale Erkenntnis, dass der Mitarbeiter eine wesentliche Ressource für das Unternehmen ist. Heute hat das Personalmanagement erkannt, dass jeder Mitarbeiter zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Und dies als Person und nicht als "Humankapital". 

In Zeiten des Arbeitnehmermarktes, des fortschreitenden demografischen Wandels und des Fachkräftemangels hat das Personalmanagement eine zentrale Aufgabe zu erfüllen: Alle Abteilungen müssen jederzeit mit qualifiziertem Personal besetzt sein. Denn ohne geeignete Mitarbeiter ist kein Unternehmen auf Dauer wirtschaftlich erfolgreich. Das Personalmanagement ist somit ein zentraler Bestandteil des strategischen Marketings.

Daraus leiten sich die folgenden 7 Aufgabenfelder ab:

• Personalplanung: Wie viele Mitarbeiter werden benötigt? Welche Qualifikationen müssen sie haben?
• Personalbeschaffung oder Recruiting: Interne und externe Beschaffung von Personal über die entsprechenden Kanäle
• Personalmanagement und -kommunikation: Alle Prozesse von der Einstellung bis zum Austritt, interne und externe Kommunikation mit den Mitarbeitern
• Vergütungsmanagement: Alle Grundsätze der Vergütung, vom Grundgehalt bis zum persönlichen Bonus
• Personalentwicklung und -bindung: Alle Maßnahmen der Aus- und Weiterbildung, Job Enlargement, Job Enrichment und Job Rotation
• Personalbeurteilung: Überblick über die Leistung und Einschätzung des Potenzials der Mitarbeiter
• Personalcontrolling: Steuerung und Kontrolle aller personalwirtschaftlichen Prozesse auf Basis relevanter Kennzahlen.

In ihrer Gesamtheit zielen diese sieben zentralen Felder des Personalmanagements auf die nachhaltige Entwicklung und Marktfähigkeit der Organisation ab.

Diese Felder können strategisch sein - wie das Vergütungsmanagement oder die Personalentwicklung - oder nicht-strategischer, aber transaktionsorientierter Natur - wie die Personalverwaltung und das Personalcontrolling. 

Betrachtet man die Handlungsfelder, so wird deutlich, dass ein funktionierendes HR-Management zum Unternehmenserfolg beiträgt. Eine starke Personalabteilung, die sich als Geschäftspartner versteht, formuliert drei Hauptziele, die für das Unternehmen strategisch wichtig sind.

Ziel 1: Unternehmensziele und Mitarbeiterwünsche kennen und verbinden

Die Wünsche der Mitarbeiter mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen, ist die Krux und Königsdisziplin des Personalmanagements. Die sozialen Bedürfnisse der Mitarbeiter (Freizeit, Familie etc.) stehen oft im Konflikt mit den wirtschaftlichen Zielen des Unternehmens (Gewinnmaximierung, Expansion), da insbesondere jüngere Mitarbeitergenerationen dazu neigen, die rein finanzielle Notwendigkeit des Erfolgs kritisch zu sehen. Hier muss die Personalabteilung ansetzen, zuhören, die Anliegen ernst nehmen und Lösungen in einem strategischen Rahmen umsetzen.

Ziel 2: Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit erreichen und erhalten

Wenn es Ihrem Personalmanagement gelingt, die Fluktuation so gering wie möglich zu halten und Sie die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten langfristig an Ihr Unternehmen binden, machen Sie vieles richtig. In zahlreichen Studien wurde nachgewiesen, dass ein zufriedener Mitarbeiter ein produktiverer und kreativerer Mitarbeiter ist. Nutzen Sie dazu alle Möglichkeiten der Mitarbeiterbindung - zeigen Sie Entwicklungswege auf und vermitteln Sie Perspektiven.

Ziel 3: Nachhaltigkeit durch Kostensenkung erreichen und höhere Wettbewerbsfähigkeit sichern

Angenommen, es gelingt dem Personalmanagement, die Mitarbeiter zufrieden zu stellen und langfristig zu binden. Dann erreichen Sie dieses Ziel automatisch, denn geringere Personalkosten sind eine direkte Folge. Sie müssen weniger Mitarbeiter einstellen, Sie müssen weniger neue Mitarbeiter einarbeiten, und auch die krankheitsbedingten Fehlzeiten gehen zurück. Das Ergebnis sind geringere Kosten und eine höhere Wettbewerbsfähigkeit. 

Die Leistung einer Organisationseinheit sollte immer die übergreifenden strategischen Ziele des Vorstands oder der Geschäftsführung widerspiegeln. Die Ziele der Personalabteilung stellen somit heruntergebrochene Unternehmensziele dar.
Wie nahe man diesen Zielen im Geschäftsjahr gekommen ist, kann jederzeit anhand von Kennzahlen dargestellt und kontrolliert werden. Personalverantwortliche sollten diese Möglichkeit nutzen: Wer erst im November feststellt, dass er hinter seiner geforderten Einstellungsquote für das Kalenderjahr zurückliegt, hat keine Zeit, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen und wird seine Ziele wahrscheinlich verfehlen.

Strategisches Personalmanagement: Beispiele für die Messung

Indikator 1: Fluktuationsrate

Die Höhe der Fluktuation, ob stagnierend, sinkend oder steigend, kann zweifelsfrei gemessen und dokumentiert werden. Berichte geben Auskunft über die Fluktuationsrate im Unternehmen insgesamt sowie in einzelnen Abteilungen.
Angenommen, es stellt sich heraus, dass es ein Ungleichgewicht zwischen den Teams gibt oder dass die Kündigungen in einer Organisationseinheit zugenommen haben. In diesem Fall kann der Personalleiter nicht mehr so tun, als hätte er nichts geahnt, sondern muss weitere Schritte in Erwägung ziehen.
Zunächst sollte er dies mit dem direkten Vorgesetzten besprechen. Dieser sollte klären, ob es erkennbare Ursachen für die Entlassungen gibt. Ist zum Beispiel der Druck zu hoch und werfen die Mitarbeiter deshalb das Handtuch, könnte das Personal aufgestockt werden. Stellt sich nach einer Mitarbeiterbefragung heraus, dass der Führungsstil des Vorgesetzten dazu führt, dass das Team verärgert das Handtuch wirft, ist es an der Zeit, ihm ein Coaching anzubieten oder bei schweren Konflikten eine Abteilungsmediation durchzuführen.
Inwieweit die Maßnahmen zu einer Verbesserung der Fluktuation geführt haben, kann nach einem definierten Zeitraum erneut überprüft werden.

Indikator 2: Krankenstand

Ein hoher Krankenstand hat zahlreiche Nachteile für ein Unternehmen und kostet Geld. Weisen die Kennzahlen auf einen steigenden oder gleichbleibend hohen Krankenstand hin, ist es an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen. Dazu gehört es, die Arbeitsbedingungen im gesamten Unternehmen und in den einzelnen Abteilungen unter die Lupe zu nehmen. Die Personalabteilung kann dann entscheiden, welche Verbesserungen vorgenommen werden können. Sollten die Büros mit ergonomischen Möbeln ausgestattet werden? Ist die Arbeit ungleichmäßig verteilt oder gibt es gar Anzeichen für Mobbing? Es gibt viele Gründe, warum Arbeitnehmer körperlich und psychisch krank werden.
Außer in Ausnahmefällen, etwa bei der Lebensmittelherstellung oder bei Infektionskrankheiten, sind die Mitarbeiter nicht verpflichtet, ihrem Chef mitzuteilen, woran sie erkrankt sind. Personalverantwortliche können sich bei der Auswahl geeigneter Maßnahmen nicht auf diese Angaben stützen. 

Modernes Personalmanagement zeichnet sich durch den Mut und den Willen zur Veränderung aus. Die Zeiten, in denen Personal nur "verwaltet" wurde, sind vorbei. Heute hat das Personalmanagement bei all seinen Aktivitäten stets die Unternehmensstrategie im Blick. Es unterstützt die Führungskräfte aller Organisationseinheiten operativ und bindet sie mit einem möglichst vernetzten Leistungsangebot ein, macht sie quasi zu "Personalbotschaftern".

Nur wer im Personalmanagement ganzheitlich denkt und handelt, kann die Wechselwirkungen zwischen den Akteuren im Unternehmen ausbalancieren und in eine vertraute, erfolgreiche Richtung lenken. Dazu trägt die Personalabteilung in erheblichem Maße bei. Sie wird so vom trockenen Verwalter standardisierter Unternehmensprozesse zum unverzichtbaren Berater des Managements und zum langfristig denkenden Strategen. 

Neue Trends im Personalmanagement sind oft Reaktionen auf die "treibenden Kräfte" der Gesellschaft. Globalisierung und Digitalisierung sind solche Kräfte, die eine permanente, flexible und agile Anpassung in Unternehmen erfordern. Ein Indikator dafür, ob diese Anpassung floriert, ist die Unternehmenskultur. Kulturen, die stillstehen, können der technologischen Disruption und dem daraus resultierenden Wandel der sozialen Beziehungen nicht folgen. Die Digitalisierung führt zum Beispiel zu immer mehr IT-gestützten Prozessen. Dies führt zu einer Verschiebung der Prioritäten im Personalmanagement: Personalverantwortliche müssen immer weniger administrative Standardaufgaben erledigen (dafür gibt es digitale Prozesse und Workflows) und können sich stattdessen auf strategische Projekte konzentrieren. Workflow-Management-Systeme helfen, diese Prozesse zu steuern und zu automatisieren.

Auch die grundsätzlichen Abläufe vor Ort und der eigentliche Arbeitsplatz verlieren durch die Digitalisierung an Bedeutung. In Zeiten der Krise zeigt sich dies in aller Deutlichkeit: Große Teile der Belegschaft arbeiten dezentral, was das Personalmanagement vor neue Aufgaben in der Diagnostik und im Personalcontrolling stellt.

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