• ERP Systeme
  • 18.07.2022

6 Schritte zur Vorbereitung Ihres Unternehmens auf eine ERP-Einführung

Wichtige Schritte für eine erfolgreiche EPR-Einführung

Dr. Andreas Maier
Dr. Andreas Maier
18.07.2022
ERP Solutions Implementation
“ Ein ERP-System einfach nur zu nutzen, um die Dinge so laufen zu lassen wie vor der Einführung, ist eine Garantie für Enttäuschungen. “

Erwägen Sie eine ERP-Einführung für Ihr Unternehmen? Wenn ja, ist es wichtig, dass Sie sich die Zeit für eine gute Vorbereitung nehmen. ERP-Systeme werden immer beliebter, da Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, ihre Abläufe zu rationalisieren und effizienter zu gestalten. ERP-Implementierungen können komplex und anspruchsvoll sein, aber wenn Sie diese sechs Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Implementierung erfolgreich verläuft:

1. Identifizierung bestehender Probleme, Festlegung klarer Ziele, Geltungsbereiche und Zielsetzungen

Jede ERP-Einführung muss mit einem klaren Verständnis der zu lösenden Geschäftsprobleme beginnen. Das Unternehmen muss sich auf spezifische Ziele, Umfänge und Zielsetzungen für das ERP-System einigen, bevor es vorwärts geht. Ohne diese Klarheit ist die ERP-Implementierung wahrscheinlich zum Scheitern verurteilt.

Außerdem ist es wichtig, die bestehenden Systeme und Prozesse des Unternehmens genau zu prüfen. ERP-Implementierungen sind komplex und anspruchsvoll, und wenn es irgendwelche versteckten Probleme oder Probleme mit den bestehenden Systemen gibt, werden diese während der ERP-Implementierung nur noch größer. Es ist besser, diese Probleme im Vorfeld zu erkennen und anzugehen, damit sie während der Implementierung richtig angegangen werden können. 

2. Teams und Management aufeinander abstimmen

Einer der wichtigsten Schritte ist auch, dass Sie das richtige Team zusammenstellen. Sie brauchen Leute, die sich für das Projekt begeistern und über die Fähigkeiten verfügen, es zu Ende zu führen. Zweitens muss sichergestellt werden, dass alle Beteiligten mit dem Ziel, dem Umfang und der Zielsetzung des Projekts übereinstimmen. Die Entscheidungsträger im Unternehmen müssen frühzeitig einbezogen werden, und jeder Beteiligte muss die Befugnisse, die Autonomie und die Zeit erhalten, die er braucht, um das Projekt zum Erfolg zu führen.

Bringen Sie auch die Geschäftsleitung auf den neuesten Stand, beziehen Sie die Abteilungsleiter frühzeitig mit ein und versuchen Sie, möglichst viele Mitarbeiter auf allen Unternehmensebenen für das Projekt zu gewinnen. Dies erleichtert die Weitergabe von Informationen und Aktualisierungen in der Befehlskette und stellt sicher, dass die Mitarbeiter über Änderungen informiert sind, die sich auf ihre tägliche Arbeit auswirken könnten.

3. Arbeit an einer Strategie für das Änderungsmanagement

Eine ERP-Einführung ist in der Regel mit weitreichenden Veränderungen verbunden, während die Mitarbeiter eines Unternehmens an dieselbe Art von Aktivitäten oder ihre tägliche Routine gewöhnt sind. Oft werden diese Änderungen nicht ohne weiteres akzeptiert. In diesem Fall ist das Änderungsmanagement von entscheidender Bedeutung und sollte in den Ablauf der Einführung eingebunden werden. Dazu gehört, dass die Mitarbeiter einbezogen werden, um einen überzeugenden Business Case für den Wandel, das Ziel, den Umfang und die Zielsetzung sowie die Gründe für die Durchführung dieses Projekts zu erarbeiten. Jeder muss mit dem Business Case, der Vision und den Zielen des Projekts vertraut sein und sich daran orientieren. Der Wandel ist für alle da, und die Unternehmensleitung muss es sich zur Aufgabe machen, für das neue ERP-System zu werben und den Benutzern eine positive Einstellung dazu zu vermitteln. Eine wiederholte positive Kommunikation mit den Mitarbeitern erleichtert die Sache, denn ein ERP kann nur dann optimale Ergebnisse liefern, wenn jeder Mitarbeiter die Veränderung akzeptiert. 

4. Vorbereitung der Mitarbeiter - Schulung, Dokumentation und Unterstützung

Die Dokumentation für die Endbenutzer ist entscheidend für die Festlegung der Erwartungen an die ERP-Einführung. Ihre Mitarbeiter müssen sich an die veränderten Prozesse, die neue Software, die neue Navigation und die neue Technologie gewöhnen, und Sie müssen die Mitarbeiter auf diese Veränderungen vorbereiten, wenn Sie wollen, dass sie sich an all das gewöhnen. Die Vorbereitung der Mitarbeiter auf den Wandel mag das abstrakteste Konzept innerhalb des ERP-Implementierungsprozesses sein, aber vernachlässigen Sie es nicht, nur weil Sie die Bereitschaft nicht leicht messen können. Die Vernachlässigung der Benutzerschulung und der Bereitschaft kann ein Projekt zum Scheitern bringen, bevor es überhaupt in Gang gekommen ist.  

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter ausreichend in das neue System eingewiesen werden. Dies sollte sowohl die Verwendung der Software als auch die Navigation in den neuen Arbeitsabläufen umfassen. Stellen Sie außerdem eine ausführliche Dokumentation zur Verfügung, damit die Mitarbeiter genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Und schließlich sollten Sie dafür sorgen, dass sie während der gesamten Umstellungsphase angemessen unterstützt werden. Die Mitarbeiter werden eher erfolgreich sein, wenn sie Vertrauen in ihre Fähigkeiten haben und wissen, dass sie sich bei Bedarf an jemanden wenden können, der ihnen hilft. 

5. Verstehen Sie Ihren Anbieter, das ERP und den Implementierungsprozess

ERP-Anbieter haben jahrelange Erfahrung mit der Implementierung ihrer Software und verfügen über spezifische Implementierungsmethoden, die eine reibungslose und erfolgreiche Einführung gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Prozesse verstehen und wissen, wie sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken werden. Arbeiten Sie mit Ihrem Anbieter oder Implementierungspartner zusammen, um den Prozess an Ihre Bedürfnisse anzupassen - so können Sie die ERP-Einführung erfolgreicher gestalten. Die Philosophie Ihres Anbieters zu verstehen und sicherzustellen, dass sie mit Ihren Zielen übereinstimmt, ist entscheidend für eine erfolgreiche Einführung. 

6. Erstellen Sie einen Plan für die Zeit nach der Umsetzung

Die Zeit nach dem Go-Live ist oft die Zeit, in der ERP-Implementierungsprojekte straucheln und scheitern. Viele Dinge können sich ändern, wenn das Implementierungsteam den Post-Go-Live-Support an den internen und externen Support abgibt. Eine klare Supportstrategie für die Zeit nach der Einführung stellt sicher, dass die Benutzer wissen, wie sie Probleme melden können, und dass der Anbieter weiß, was von ihm nach der Einführung erwartet wird. Außerdem ist es wichtig, dass während und nach der Einführung ein angemessener technischer Support zur Verfügung steht, damit Sie alle Benutzerprobleme schnell lösen können und Ihre Teams nicht mit dem System überfordert sind.

Eine Möglichkeit, einen reibungslosen Ablauf nach dem Go-Live zu gewährleisten, ist die Schaffung einer "Organisation" rund um das Go-Live. Dies könnte bedeuten, dass Sie ein spezielles Team für den Post-Go-Live-Support einrichten oder jemanden damit beauftragen, dies als Teil seiner regulären Aufgaben zu überwachen. Außerdem müssen Sie die zusätzliche Arbeitsbelastung der Mitarbeiter berücksichtigen, die möglicherweise zusätzliche Aufgaben im Zusammenhang mit dem neuen System übernehmen werden. Mit einem Plan können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und dass auftretende Probleme schnell gelöst werden können. 

Schlussfolgerung

Eine erfolgreiche ERP-Implementierung erfordert eine gute Vorbereitung, die Abstimmung im Team, die Planung des Änderungsmanagements und ein klares Verständnis für den Anbieter. Ein Plan für die Zeit nach der Einführung ist ebenfalls wichtig, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und Probleme zu vermeiden. Wenn Sie diese Schritte befolgen, sind Sie auf dem besten Weg, alle Vorteile zu nutzen, die ein ERP-System Ihrem Unternehmen bieten kann.

Vielen Dank für die Lektüre! Wenn Sie Fragen haben oder uns Ihre eigenen Erfahrungen mit ERP-Implementierungen mitteilen möchten, würden wir uns freuen, von Ihnen in den Kommentaren unten zu hören.#

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Über den Autor
Dr. Andreas Maier

Andreas ist ein ergebnisorientierter CEO, der über 30 Jahre Erfahrung in der High-Tech-Branche verfügt. Seine Erfahrung reicht bis hin zu führenden Positionen in Fortune-100-Unternehmen wie rentalcars.com (PCLN) oder Intrasoft International, einem führenden EU-basierten F&E-Softwareanbieter. Er hat einen Doktortitel in Neuronalen Netzen von der Universität zu Köln.

In der Vergangenheit war Andreas erfolgreicher Gründer und Mitbegründer mehrerer Startups, darunter XXL Cloud Inc, eShopLeasing Ltd und WDS Consulting SA. Seine Expertise konzentriert sich auf modernen Headless Commerce und die Optimierung von Prozessen in IT-Ökosystemen.

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