• HRM
  • 12.10.2022

Personalmanagement in ERPs

Eine umfassende Erläuterung von Human Resource Management-Systemen und deren Einsatz in Organisationen

Dr. Andreas Maier
Dr. Andreas Maier
12.10.2022
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“ Ich bin davon überzeugt, dass nichts, was wir tun, wichtiger ist, als Menschen einzustellen und zu fördern. “

Human Resource Management (HRM) ist ein Prozess der Verwaltung von Menschen in Organisationen. Im traditionellen Sinne umfassten die HRM-Funktionen die Rekrutierung, Auswahl, Ausbildung und Entlohnung. In der modernen Ära hat sich der Umfang des HRM jedoch erweitert und umfasst nun auch andere Funktionen wie Leistungsmanagement, Nachfolgeplanung und Mitarbeiterengagement. 

ERP-Systeme sind Softwareplattformen, die die Kernprozesse eines Unternehmens unterstützen. ERP-Systeme umfassen in der Regel Module für Buchhaltung, Finanzen, Personalwesen, Fertigung und Lieferkettenmanagement. Einige ERP-Systeme umfassen Module für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und die Unternehmensressourcenplanung (ERP). 

Human Resource Management in ERPs bezieht sich auf die Verwendung von ERP-Systemen zur Unterstützung von HRM-Prozessen. HRM in ERPs kann die Software nutzen, um Mitarbeiterdaten zu verfolgen, Mitarbeiterakten zu verwalten und HRM-Funktionen wie Leistungsmanagement und Nachfolgeplanung zu unterstützen. Darüber hinaus bieten einige ERP-Systeme spezielle Module oder Funktionen für das HRM. Einige ERP-Systeme enthalten beispielsweise Module für das Talentmanagement oder die Personaleinsatzplanung. 

Der Einsatz eines ERP-Systems für das Personalwesen ermöglicht eine höhere Effizienz und Genauigkeit der Personalmanagementprozesse, einen besseren Einblick in die Mitarbeiterdaten und eine bessere Entscheidungsfindung. Darüber hinaus kann ein ERP-System dazu beitragen, die HRM-Prozesse in einem Unternehmen zu standardisieren. 

Was ist Human Resource Management (HRM)?

Human Resource Management (HRM) bezeichnet den Prozess, der Unternehmen bei der Verwaltung und Speicherung von Mitarbeiterdaten hilft. Dazu gehören die Verwaltung der persönlichen Daten der Mitarbeiter, die Verfolgung der Rollen und Zuständigkeiten der Mitarbeiter und die Verwaltung der Leistungen für die Mitarbeiter. HRM kann Unternehmen dabei helfen, die Leistung ihrer Mitarbeiter und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu überwachen. 

HRM im öffentlichen Sektor

Das Personalmanagement (HRM) im öffentlichen Sektor hat sich in den letzten Jahren rasch weiterentwickelt. Wurde das Personalmanagement früher als Back-Office-Verwaltungsfunktion betrachtet, so ist es heute als strategischer Partner für den Erfolg der Organisation anerkannt. Organisationen im öffentlichen Sektor stehen unter dem ständigen Druck, mehr zu leisten und dabei weniger öffentliche Mittel zu verbrauchen, und das HRM ist von entscheidender Bedeutung, um diesen Organisationen zu helfen, ihre Ziele zu erreichen. 

Die Rolle der Personalabteilung im öffentlichen Sektor hat sich von einer Compliance-Funktion zu einem strategischen Partner entwickelt. Als solcher muss sich die Personalabteilung nun darauf konzentrieren, wie sie einen Mehrwert für die Organisation schaffen kann. Die Personalabteilung muss ihre Aktivitäten auf die strategischen Ziele der Organisation abstimmen. Außerdem muss es ein Umfeld schaffen, das das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter fördert. 

Zu den Aufgaben des Personalmanagements im öffentlichen Sektor gehören die Rekrutierung und Auswahl, die Aus- und Weiterbildung, die Mitarbeiterbeziehungen und die Verwaltung der Sozialleistungen. Darüber hinaus muss sich das HRM auch mit Themen wie Sicherheit am Arbeitsplatz, Vielfalt und Chancengleichheit bei der Beschäftigung (Equal Employment Opportunity - EEO) befassen. Um effektiv arbeiten zu können, muss die Personalabteilung die für den öffentlichen Sektor geltenden Gesetze gut kennen. 

Um effektiv zu sein, muss das HRM seine Aktivitäten auf die strategischen Ziele der öffentlichen Organisation abstimmen und ein Umfeld schaffen, das das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter fördert. 

HRM in der Privatwirtschaft

Human Resource Management (HRM) ist die Verwaltung von Menschen in Organisationen. Dies kann die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern, die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen sowie die Entwicklung von Unternehmensrichtlinien in einem Unternehmen umfassen. In einem kleinen Unternehmen kann HRM auch die Überwachung der Leistung und Entwicklung der Mitarbeiter umfassen. 

In der Privatwirtschaft wird das HRM in der Regel von der Personalabteilung eines Unternehmens übernommen. Die Personalabteilung ist für alle Aspekte des Mitarbeitermanagements zuständig, von der Einstellung über die Einarbeitung bis hin zur Schulung und Entwicklung. Personalabteilungen verwenden verschiedene Tools zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, z. B. Applicant Tracking Systems (ATS), Software für das Leistungsmanagement und Employee Self-Service (ESS)-Portale. 

Die Personalverwaltung ist für jedes Unternehmen, ob groß oder klein, von entscheidender Bedeutung. Unternehmen können durch eine effektive Verwaltung ihrer Mitarbeiter die Produktivität steigern, die Arbeitsmoral verbessern und den Umsatz erhöhen. 
 

Was ist ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System?

Ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System ist eine Softwareanwendung, die die wichtigen internen Prozesse eines Unternehmens integriert und rationalisiert. Durch die Automatisierung und Integration dieser Prozesse kann ein ERP-System eine einzige, einheitliche Sicht auf die Daten und Abläufe eines Unternehmens bieten. 

Integration von HRM und ERP 

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) wurden ursprünglich in Fertigungsunternehmen entwickelt, die ihre Produktionskosten abteilungsübergreifend verfolgen mussten. Die ersten ERP-Systeme waren Materialbedarfsplanungssysteme (MRP). Diese Systeme verfolgen die Lagerbestände und bestellen Rohstoffe nach Bedarf, um die Produktionspläne zu unterstützen. Mit der Weiterentwicklung von ERP-Systemen wurden neben der Fertigung auch andere Geschäftsfunktionen, wie z. B. das Personalwesen, berücksichtigt. 

Einer der wichtigsten Vorteile eines ERP-Systems ist seine Fähigkeit, in Echtzeit Einblick in alle Aspekte des Unternehmens zu geben. Dazu gehören Produktionskosten und Mitarbeiterdaten wie Fähigkeiten, Erfahrung und Gehaltsentwicklung. Dadurch können Manager fundiertere Entscheidungen über die Zuteilung von Ressourcen und über Investitionen in die Aus- und Weiterbildung treffen. 

ERP-Systeme können Unternehmen auch dabei helfen, staatliche Vorschriften einzuhalten, z. B. in Bezug auf die Personalverwaltung. So verfügen viele ERP-Systeme über integrierte Funktionen, mit denen Unternehmen die Urlaubs- und Krankheitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen können. Dies kann Unternehmen helfen, Strafen für die Nichteinhaltung von Arbeitsgesetzen zu vermeiden. 

Die Vorteile der Integration von HRM und ERP liegen auf der Hand. Allerdings kann die Implementierung eines ERP-Systems ein komplexes und kostspieliges Unterfangen sein. Unternehmen sollten ihre Bedürfnisse sorgfältig abwägen, bevor sie in ein ERP-System investieren. 

Typische HRM-Module und Funktionen in ERP-Systemen

Im Folgenden finden Sie eine Liste der Funktionen, die ein HRM-Modul (Human Resource Management) in einem ERP-System (Enterprise Resource Planning) typischerweise aufweist, zusammen mit einer kurzen Erläuterung der einzelnen Elemente:  

  • Mitarbeiterdatenbank: Diese Funktion ermöglicht es der Personalabteilung, Informationen über alle Mitarbeiter des Unternehmens zu speichern und zu verwalten, einschließlich persönlicher Daten, Kontaktinformationen, Berufsbezeichnung und Beschäftigungsgeschichte.  
  • Urlaubsverwaltung: Mit dieser Funktion können Mitarbeiter Urlaub beantragen und nachverfolgen, und die Personalabteilung kann Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen und die Urlaubssalden der Mitarbeiter verwalten.  
  • Zeiterfassung und Anwesenheitserfassung: Mit dieser Funktion können sich die Mitarbeiter ein- und ausstempeln lassen und ihre Arbeitszeiten verfolgen. Sie kann auch Berichte über Anwesenheit und Überstunden erstellen.
  • Gehaltsabrechnung: Diese Funktion berechnet und verarbeitet die Gehälter der Mitarbeiter, einschließlich der Gehälter, Prämien und Abzüge für Steuern und Sozialleistungen. Sie kann auch Gehaltsabrechnungen und Steuerformulare erstellen.  
  • Leistungsmanagement: Mit dieser Funktion können die Mitarbeiter der Personalabteilung Leistungsziele für ihre Mitarbeiter festlegen, den Fortschritt bei der Erreichung dieser Ziele verfolgen und Leistungsbeurteilungen durchführen.  
  • Schulung und Entwicklung: Mit dieser Funktion können die Mitarbeiter der Personalabteilung die Schulungs- und Entwicklungsaktivitäten ihrer Mitarbeiter verfolgen, einschließlich der absolvierten Kurse und erworbenen Zertifizierungen.  
  • Rekrutierung und Onboarding: Diese Funktion unterstützt die Mitarbeiter der Personalabteilung bei der Verwaltung des Einstellungsprozesses, einschließlich der Veröffentlichung von Stellenangeboten, der Überprüfung von Lebensläufen, der Planung von Vorstellungsgesprächen und der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.  
  • Verwaltung von Sozialleistungen: Diese Funktion unterstützt die Mitarbeiter der Personalabteilung bei der Verwaltung der Sozialleistungen, einschließlich Krankenversicherung, Altersvorsorge und anderer Vergünstigungen.  
  • Einhaltung von Vorschriften: Mit dieser Funktion können die Mitarbeiter der Personalabteilung sicherstellen, dass das Unternehmen die einschlägigen Gesetze und Vorschriften in Bezug auf Chancengleichheit bei der Beschäftigung und Sicherheit am Arbeitsplatz einhält.  
  • Berichte und Analysen: Mit dieser Funktion können die Mitarbeiter der Personalabteilung Berichte und Analysen zu verschiedenen personalbezogenen Kennzahlen erstellen, z. B. zur Mitarbeiterfluktuation, zu den Schulungskosten und zu den Ausgaben für die Gehaltsabrechnung. 

Vorteile der HRM/ERP-Integration

Personalverwaltungs- (HRM) und Unternehmensressourcenplanungssysteme (ERP) sind zwei wesentliche Instrumente, die Unternehmen zur Verwaltung ihrer Tätigkeiten einsetzen. Beide Systeme spielen eine wichtige Rolle bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten, aber die HRM/ERP-Integration bietet zahlreiche Vorteile, die Unternehmen helfen können, ihre Gesamteffizienz und -leistung zu verbessern. 

Zu den wichtigsten Vorteilen der HRM/ERP-Integration gehören:

  • Verbesserte Datengenauigkeit: Wenn HRM- und ERP-Systeme integriert sind, können Unternehmen sicher sein, dass die Mitarbeiterdaten korrekt und aktuell sind. Dies liegt daran, dass die beiden Systeme eine gemeinsame Datenbank nutzen, was bedeutet, dass Änderungen in einem System automatisch in das andere übernommen werden und umgekehrt.
  • Geringerer Doppelaufwand: Eine der größten Herausforderungen bei getrennten HRM- und ERP-Systemen ist der doppelte Aufwand für die Pflege beider Systeme. Mit einem integrierten Ansatz müssen Unternehmen die Mitarbeiterdaten nur einmal eingeben, was den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Aktualisierung beider Systeme erheblich reduziert.
  • Bessere Entscheidungsfindung: Genaue und aktuelle Mitarbeiterdaten sind eine wesentliche Voraussetzung für fundierte Geschäftsentscheidungen. Mit einem integrierten HRM/ERP-System haben Unternehmen Zugriff auf Echtzeitdaten, die für fundierte Entscheidungen über Fragen wie Personalbestand, Vergütung, Sozialleistungen und Leistung der Mitarbeiter genutzt werden können.
  • Größere Flexibilität: Ein integriertes HRM/ERP-System bietet Unternehmen eine größere Flexibilität bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten. So können Unternehmen beispielsweise problemlos Felder zu ihren Mitarbeiterdatensätzen hinzufügen oder entfernen oder benutzerdefinierte Berichte erstellen, die Daten aus beiden Systemen abrufen. Diese Flexibilität kommt den Unternehmen zugute, die sich bemühen, ihre sich ständig ändernden Anforderungen zu erfüllen.

Wie man HRM in einem ERP-System implementiert

Die Verwaltung der Humanressourcen (HRM) ist eine entscheidende Funktion für jede Organisation. Ein effektives HRM-System kann einer Organisation helfen, ihre Mitarbeiter effektiver und effizienter zu verwalten und ihre Gesamtleistung zu optimieren. 

HRM-Systeme unterscheiden sich zwar in ihren Merkmalen und Funktionen, doch haben die meisten einige gemeinsame Elemente. Zu diesen gemeinsamen Elementen gehören: 

  • Eine zentralisierte Datenbank speichert Mitarbeiterinformationen wie Kontaktdaten, Beschäftigungsverlauf, Qualifikationen und Fähigkeiten.
  • Ein Self-Service-Online-Portal ermöglicht den Mitarbeitern den Zugriff auf ihre Personaldaten und die Durchführung von Self-Service-Aufgaben wie die Aktualisierung persönlicher Daten oder die Beantragung von Urlaub.
  • Tools für die Verwaltung der Einarbeitung, Schulung und Entwicklung von Mitarbeitern.
  • Integration mit anderen Unternehmenssystemen wie Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung.

Wenn Ihr Unternehmen die Einführung eines HRM-Systems in Erwägung zieht, müssen Sie einige Dinge beachten. Erstens müssen Sie entscheiden, welche spezifischen Merkmale und Funktionen Ihr HRM-System haben soll. Zweitens müssen Sie sicherstellen, dass das von Ihnen gewählte System mit der bestehenden IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens kompatibel ist. Schließlich sollten Sie darauf achten, dass das von Ihnen gewählte System skalierbar ist, damit es im Laufe der Zeit mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Personalverwaltung eine wichtige Funktion eines jeden Unternehmens ist, und dass die Kombination mit einem ERP-System viele der mühsamen Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalverwaltung rationalisieren und automatisieren kann. Es gibt viele verschiedene Arten von ERP-Systemen auf dem Markt, daher ist es wichtig, ein System zu wählen, das den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Wenn Sie ein ERP-System für Ihr Unternehmen in Erwägung ziehen, sollten Sie unbedingt die Merkmale und Funktionen berücksichtigen, die für Ihr HR-Team am wichtigsten sind. SIX ERP deckt das gesamte Spektrum des HR-Managements ab, mit tiefen Integrationen in der Zeiterfassung und der Verfolgung verschiedener Aspekte der Personalverwaltung in einem Unternehmen. Fordern Sie eine Demo an und überzeugen Sie sich selbst.

Über den Autor
Dr. Andreas Maier

Andreas ist ein ergebnisorientierter CEO, der über 30 Jahre Erfahrung in der High-Tech-Branche verfügt. Seine Erfahrung reicht bis hin zu führenden Positionen in Fortune-100-Unternehmen wie rentalcars.com (PCLN) oder Intrasoft International, einem führenden EU-basierten F&E-Softwareanbieter. Er hat einen Doktortitel in Neuronalen Netzen von der Universität zu Köln.

In der Vergangenheit war Andreas erfolgreicher Gründer und Mitbegründer mehrerer Startups, darunter XXL Cloud Inc, eShopLeasing Ltd und WDS Consulting SA. Seine Expertise konzentriert sich auf modernen Headless Commerce und die Optimierung von Prozessen in IT-Ökosystemen.

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