ERP-Integrationen - Tun oder nicht tun?

“ Reduzierung der Komplexität durch Standardisierung. “

In diesem Blogbeitrag wird untersucht, wann Sie eine ERP-Integration durchführen sollten und wann nicht.

ERP-Integrationen können für Unternehmen viele potenzielle Vorteile bieten. Sie können eine Möglichkeit bieten, die Software besser an die spezifischen Prozesse und Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen und den Datenfluss zwischen den Systemen zu verbessern. Bevor Sie jedoch eine Integration in Erwägung ziehen, sollten Sie sich unbedingt über die vorhandenen Softwarefunktionen informieren und Möglichkeiten zur Anpassung Ihrer Verfahren an die Software prüfen. Nutzen Sie integrierte Tools zur Personalisierung und Zusatzfunktionen, wo dies möglich ist. Es gibt eine Reihe guter Gründe, warum Sie eine Integration in Betracht ziehen sollten, z. B:

• Daten müssen zwischen zwei Systemen fließen: Wenn Sie Daten haben, die regelmäßig zwischen zwei Systemen übertragen werden müssen, kann eine Integration diesen Prozess automatisieren und sicherstellen, dass die Daten immer korrekt und aktuell sind.
• Ein System ist "Alpha": In manchen Fällen wird eines der an der Integration beteiligten Systeme als "Master"- oder "Primär"-System betrachtet - das "Alpha". Dies ist in der Regel der Fall, wenn das Unternehmen viel in ein System investiert hat oder wenn ein System anspruchsvoller ist. In diesen Fällen ist es oft sinnvoll, die Schnittstelle für das Alphasystem zu schreiben.
• Das Schreiben der Schnittstelle obliegt dem Experten für das Alphasystem: Ein weiterer Grund, eine Integration in Betracht zu ziehen, ist, wenn die Person, die für das Schreiben der Schnittstelle für das Alphasystem verantwortlich ist, auch ein Experte für dieses System ist. Dies kann dazu beitragen, dass die Schnittstelle gut geschrieben und nahtlos in das übrige System integriert wird.

In einigen Fällen ist eine ERP-Integration jedoch möglicherweise nicht die beste Lösung. Dazu gehören Situationen, in denen:  

• Die Kosten der Integration überwiegen den Nutzen: ERP-Integrationen können kostspielig sein, was Geld und Zeit angeht. Wenn die Vorteile der Integration die Kosten nicht rechtfertigen, lohnt sich die Integration möglicherweise nicht.
• Die Integration in bestehende Systeme ist unmöglich: Es gibt Fälle, in denen es nicht möglich ist, zwei Systeme physisch miteinander zu verbinden - zum Beispiel, wenn sie auf verschiedenen Plattformen laufen oder andere oder unterschiedliche Technologien verwenden. In diesen Fällen ist der Versuch, eine Integration zu erzwingen, möglicherweise nicht sinnvoll oder sogar kontraproduktiv.

Wenn das ERP-System eines Unternehmens nicht zur Unternehmenskultur oder zu den Geschäftsprozessen passt, ist es oft sinnvoll, das ERP-System mit einer oder mehreren Drittanbieteranwendungen zu integrieren. Auf diese Weise kann das Unternehmen das ERP-System besser an seine Bedürfnisse anpassen und gleichzeitig die Vorteile nutzen, die ein ERP-System bieten kann. Die Integration eines ERP-Systems mit einer Anwendung eines Drittanbieters kann weniger kostspielig und zeitaufwändig sein als ein vollständiger Austausch des ERP-Systems. Daher ist sie oft eine gute Lösung für Unternehmen, die kein ERP-System von der Stange finden, das ihren Anforderungen entspricht.

Eine ERP-Integration kann aus verschiedenen Gründen durchgeführt werden. In einigen Fällen kann es notwendig sein, den Datenfluss zwischen zwei Systemen zu ermöglichen, um die Konsistenz zu wahren. In anderen Fällen muss ein System als "Alphasystem" bezeichnet werden, und der Experte, der für die Erstellung der Schnittstelle zuständig ist, muss sich um die Wartung dieses Systems kümmern. Darüber hinaus kann eine ERP-Integration zur Effizienzsteigerung beitragen, indem sie Aufgaben automatisiert, die sonst manuell ausgeführt werden müssten. Eine ERP-Integration kann Zeit und Geld sparen, indem sie den Prozessfluss rationalisiert und Redundanzen beseitigt. 

ERP-Integrationen können komplex und zeitaufwändig sein. Sie erfordern oft die Unterstützung eines Beraters oder Integrationsspezialisten. In einigen Fällen kann die Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters zur Verwaltung der Integration erforderlich sein. Außerdem besteht immer das Risiko, dass während des Prozesses etwas schief geht, was zu Datenverlusten oder Ausfallzeiten führt. Aus diesen Gründen sollten Sie unbedingt abwägen, ob eine ERP-Integration das Richtige für Ihr Unternehmen ist. Wägen Sie die potenziellen Vorteile gegen die Risiken und Kosten ab, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Wenn Sie die Integration einer anderen Lösung in Ihr ERP-System in Erwägung ziehen, ist es wichtig, sich über die vorhandenen Softwarefunktionen zu informieren und nach Möglichkeiten zu suchen, Ihre Verfahren an die Software anzupassen. Die Nutzung integrierter Tools zur Personalisierung und modularer Funktionen kann Ihnen helfen, mehr aus Ihrer bestehenden Software herauszuholen und kostspielige und zeitaufwändige Integrationen von Drittanbietern zu vermeiden. In vielen Fällen ist es effizienter und effektiver, wenn Sie einfach Ihre Verfahren an die Software anpassen. Indem Sie Ihre Möglichkeiten ausloten, stellen Sie sicher, dass Sie eine fundierte Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen.

Kurz gesagt, die meisten kleineren und mittleren Unternehmen können sich eine maßgeschneiderte ERP-Lösung nicht leisten. Selbst wenn ein Unternehmen die Finanzkraft hat, fehlt ihm in den meisten Fällen das Fachwissen, um eine solche Lösung zu entwickeln.  

Das Gute an der Geschichte ist, dass die ERP-Produkte auf dem Markt inzwischen so ausgereift sind, dass sie umfassende Lösungen mit tiefgreifenden Funktionen bieten, die für viele der alltäglichen Situationen geeignet sind, für die früher nur eine maßgeschneiderte Lösung in Frage kam.  

SIX ERP ist der führende Anbieter von hoch anpassungsfähigen ERP-Lösungen. Unsere Produkte sind wirtschaftlich und bieten die beste Wahl für Unternehmen. Wir verfügen über eine breite Palette von Lösungen, die für Unternehmen jeder Größe geeignet sind. Die Produkte von SIX ERP sind einfach zu bedienen und bieten die umfangreichste Palette an wesentlichen Geschäftsfunktionen, die in ähnlichen Produkten häufig nicht zu finden sind.  

Der wirtschaftliche Umfang der spezialisierten Anbieter ist die hervorragende Seite der Anschaffung eines Enterprise Resource Planning-Systems.  

MS Office beispielsweise kostet in der Entwicklung mehr als die paar hundert Dollar, für die es effektiv lizenziert wird. Ein weiterer Vorteil ist, dass mehrere Tausend Unternehmensnutzer einen robusten Rahmen schaffen, der schnell über Schwachstellen in den bereitgestellten Funktionen nachdenkt und dem Softwareanbieter hilft, stärker zu werden und die notwendigen Funktionen zu implementieren, damit Unternehmen schnell und effektiv arbeiten können.  

Der Nachteil ist, dass das ERP-System möglicherweise nicht vollständig mit der Unternehmenskultur übereinstimmt. Dies ist der Zeitpunkt, an dem die meisten Unternehmer anfangen, über individuelle ERP-Integrationen nachzudenken.  

Kurz gesagt, die meisten Unternehmen können sich weder eine maßgeschneiderte ERP-Lösung leisten, noch haben sie das Fachwissen, um eine solche zu entwickeln. Dennoch möchten die Unternehmenseigentümer ihren Organisationen alle Vorteile eines maßgeschneiderten Systems bieten. 

Der Volksmund sagt, dass nicht kundenspezifische Software bestenfalls zu 90 % zu einem Unternehmen passt. Daher ist es logisch anzunehmen, dass viele Unternehmen ERP-Integrationen von Drittanbietern benötigen, um die Lücken bei der Anpassung zu schließen. Aber eine Binsenweisheit zu sein, bedeutet nicht, dass sie richtig ist. Hier sind die Bereiche, die untersucht werden müssen, bevor Sie die Integration einer anderen Lösung in Ihr ERP-System in Betracht ziehen:

Informieren Sie sich über die vorhandenen Softwarefunktionen. Es ist gefährlich, sich nach einer externen Lösung umzusehen, wenn Sie das ERP-System, das Sie derzeit einsetzen, nicht vollständig verstehen. Sie haben ein ERP-System gekauft, weil Sie eine integrierte Lösung wollten. Fangen Sie nicht an, Ihre frühere Umgebung mit Integrationen nachzubilden. Denken Sie daran: Nur weil Sie oder Ihr Team nicht wissen, wie man ein Geschäftsproblem im ERP-System löst, heißt das nicht, dass es nicht gelöst werden kann. Es ist keine Schande, wenn man nicht über das nötige Fachwissen im ERP verfügt. Die Verwendung einer Tabellenkalkulation oder einer anderen Lösung, die Sie oder Ihre Gruppe verstehen, ist verlockend, aber die Chancen, dass dies langfristig die beste Lösung ist, sind gering. Wenden Sie sich an einen Experten, der Sie bei der Suche nach einer Lösung innerhalb Ihres bestehenden ERP-Systems unterstützt. Das ist auf lange Sicht der billigste Weg.

Passen Sie Ihre Verfahren an die Software an. Es gibt ein altes Sprichwort: "Die Software sollte für uns arbeiten, nicht umgekehrt". Diese Aussage ist wahr, aber die Anpassung Ihrer Prozesse an die Funktionalität der Software bedeutet nicht, dass Sie für die Software arbeiten, sondern dass Sie sie nutzen! Es geht darum, die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern. 

Leistungsberichte. Die ERP-Datenbank enthält eine Vielzahl von Daten, und manchmal sieht man nicht genau das, was man in dem gewünschten Format haben möchte. Vielleicht sind Sie nur einen kurzen Schritt davon entfernt, die gewünschten Informationen zu erhalten. Wenn Sie an Berichte denken, sollten Sie nicht nur an Papier denken.  

Viele Tools ermöglichen es Ihnen, Daten auf den Bildschirm zu bringen, sogar in Echtzeit. Die meisten ERP-Systeme ermöglichen auch die Übertragung von Daten nach Excel (dies ist etwas anderes als der Import von Daten in Excel, der vermieden werden sollte). Excel kann in den meisten Fällen auch so konfiguriert werden, dass es Daten aus der ERP-Datenbank extrahiert. In beiden Fällen wird Excel als Datenpräsentationsschicht verwendet.

Passen Sie das ERP-System mithilfe der integrierten Tools an. Jede ERP-Software, mit der ich gearbeitet habe, verfügt über integrierte Tools, mit denen Sie die Software an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie können Felder und Funktionen hinzufügen, die Ihren Anforderungen entsprechen. So können Sie jede Geschäftssituation innerhalb der ERP-Kernlösung bewältigen. Beachten Sie, dass ich das Wort "Anpassung" und nicht "Übernahme" verwende. Anpassung bedeutet, dass Sie die von den Entwicklern der Software bereitgestellten Tools verwenden. Diese Anpassungen überleben in der Regel das Upgrade. Anpassung bedeutet, dass der Entwickler den Quellcode der Software nur für den Anwendungsfall in Ihrem Unternehmen ändert oder erweitert. Das Endergebnis ist eine einzigartige Version der Software. Dies kann es auch schwierig machen, die Software im Laufe der Zeit zu aktualisieren. Ich empfehle niemals, das Kernsoftwaresystem anzupassen.  
Nutzen Sie "modulare" Funktionen in Ihrem bestehenden ERP-System. Modulare Funktionalität wird verwendet, wenn eine Lösung benötigt wird, um die bereits im ERP-System vorhandene Funktionalität zu ergänzen.  

"Plug-in"- oder modulare Funktionalität kann existieren, um optimale Softwarelösungen mit ERP zu kombinieren. Hier sind ein paar Beispiele:

Integration von E-Commerce und ERP: Wenn ein Kunde Produkte über die Website bestellt, wird durch die Integration mit dem ERP-System vermieden, dass die Einkäufe erneut in das ERP-System eingegeben werden müssen, was zeitaufwändig und fehleranfällig ist. Die E-Commerce- und ERP-Systeme werden in Echtzeit synchronisiert.

Integration einer CRM-Lösung und des ERP-Systems: Häufig verfügen Kunden über eine optimale CRM-Lösung (Customer Relationship Management), die nicht in ihr ERP-System integriert ist, vor allem weil die Integration der riesigen Datenmengen, die typischerweise in CRM-Systemen enthalten sind, komplex sein kann. Die Daten können Kundeninformationen, Angebote, Kostenvoranschläge, Aufträge, Lieferungen, Rechnungen, unbezahlte Rechnungen, Aufgaben und Folgeaktivitäten für jeden einzelnen Kunden umfassen. Eine solide Integration kann für einen erfolgreichen Vertriebsprozess entscheidend sein. Bei der Integration von CRM- und ERP-Systemen muss geklärt werden, welchem System die Daten "gehören" und ob die Systeme einseitig oder gegenseitig integriert werden sollen.

Integration von Speditions- und ERP-Systemen: Diese Integration ist sinnvoll, wenn das Unternehmen Produkte über Spediteure wie UPS oder FedEx versendet. Informationen über die "zu versendenden Produkte" werden an den Spediteur oder manchmal an mehrere Spediteure gleichzeitig gesendet; der Spediteur sendet die Versandkosten, Kontrollnummern und ähnliche Daten zurück an das ERP-System. In den meisten Fällen lassen sich so die günstigsten Versandkosten für Ihre Kunden ermitteln. Alle Versandinformationen befinden sich im ERP-System. Sie können für die Kommunikation mit den Kunden genutzt werden (z. B. um sie über die Wahl des Transportunternehmens, mögliche Liefertermine und Sendungsverfolgungsnummern zu informieren).

Integration einer Supply-Chain-Management-/Rechnungszahlungslösung und eines ERP-Systems: Unternehmen können ihr ERP-System automatisch mit einer Integration aktualisieren, die die Verwaltung des Bestellvorgangs und des Liefertermins unterstützt. Dennoch ist jedes elektronische System, und erst recht ein ERP-System, nur so gut wie das, was es enthält - und das betrifft vor allem die Daten. Diese Integrationen stellen sicher, dass die Lieferanten die Bestellung bestätigen und dass das Produkt zum versprochenen Termin geliefert wird. Das ERP-System, das diese Informationen zur Produktionsplanung und für Managemententscheidungen nutzt, wird entsprechend aktualisiert. Auch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist in der Regel Teil dieser Lösungen, wobei die Integration automatisch die Rechnungen an die Lieferanten auf der Grundlage der von Ihnen festgelegten Parameter bezahlt.

Integration von CAD- und ERP-Systemen: Diese Integrationen synchronisieren CAD-Daten (Computer-Aided Design System) mit ERP-Daten. Die Produkte werden im CAD-System entworfen, um Materialspezifikationen und Arbeitspläne zu erhalten. Anstatt diese Informationen erneut in das ERP-System einzugeben, überträgt die Integration die Daten automatisch und legt die erforderlichen Materialien im ERP-System an. 

Wenn Sie den Eindruck haben, dass ich Sie davon abhalten möchte, ERP mit einem anderen Softwarepaket zu integrieren, haben Sie teilweise recht. Meine eigentliche Botschaft ist diese:

Bitte tun Sie es nicht aus den falschen Gründen. Die ERP-Integration sollte die letzte Wahl sein, wenn es darum geht, ein Geschäftsproblem zu lösen. Ich habe schon oft erlebt, dass ERP-Integrationen die erste oder zweite Wahl waren, vor allem weil wir die Tools verwenden, die wir kennen, was zu Ineffizienzen und unnötig komplexen Prozessen führt, die oft auf menschliche Initiative zurückzuführen sind.

Das soll nicht heißen, dass es keine guten Gründe gibt, Ihr ERP-System mit einem anderen Softwarepaket zu integrieren. Wie bei allem anderen auch, liegt der Schlüssel zum Erfolg in der Ausführung eines gut durchdachten Plans. 

Bestimmen Sie die Datenpunkte. Zu bestimmen, welche Daten zu welchem Zeitpunkt eingehen müssen und in welche Richtung sie gehen sollen, führt häufig zu einem Dilemma. Nur weil Sie Daten importieren können, heißt das nicht, dass Sie das auch tun sollten oder müssen. Minimieren Sie die Datenpunkte, um die Komplexität anfangs zu verringern, und erhöhen Sie sie im Laufe der Zeit - streng nach Bedarf. 
Bestimmen Sie Software Alpha. Dies steht im Einklang mit Ihrer Datenstrategie. In der Regel sollte das ERP-System der Master aller verfügbaren Daten sein, es ist also das Alpha. Jedes andere Softwarepaket liefert Daten an das ERP-System. Es ist sicherlich kein strenger Standard, aber es hat sich in den meisten Fällen gezeigt, dass es die beste Praxis ist, einen Datenstamm in Organisationen zu erreichen. Andernfalls werden Sie viele Informationssilos schaffen, und das ist nicht das wünschenswerte Ergebnis, da es zu geklumpten Daten führen wird. 
Bestimmen Sie, wer die Schnittstelle schreiben soll. Da ERP in der Regel die Alphasoftware ist, wird die Schnittstelle in der Regel von jemandem geschrieben, der sich mit ERP sehr gut auskennt. Möglicherweise wird die Hilfe eines Experten für die andere Software benötigt, aber die ERP-Seite wird das Projekt dennoch leiten. 
Bestimmen Sie die Methode für die Übertragung der Daten. Es gibt viele Möglichkeiten, von einfachen CSV-Dateiimporten bis hin zu API-Integrationen. Ein Spezialist wird die bevorzugte Methode und die Gründe dafür bestimmen. 

Ich möchte Ihnen nur eine Schlussfolgerung mit auf den Weg geben: Stellen Sie immer sicher, dass der ERP-Experte an der Entscheidung beteiligt ist, eine andere Softwarelösung in das ERP-System zu integrieren, um Geschäftsprobleme zu lösen. Andreas Maier ist einer dieser Experten; lassen Sie ihn wissen, wenn Sie mit ihm sprechen wollen.  

SIX ERP ist eine hochgradig anpassbare ERP-Lösung, die kostengünstig ist und die beste Wahl für Unternehmen darstellt. SIX ERP ist eine robuste Lösung mit flexiblen Tools, die auf jahrelanger Erfahrung mit diesen Lösungen basieren. Wir haben unseren Kunden geholfen, komplexe Integrationen von Drittanbietern zu vermeiden und viele "hausgemachte" Lösungen zu ersetzen. Welche Kosten und Schmerzen hätten sie sich ersparen können, wenn sie uns zuerst eine Chance gegeben hätten.