• ERP Systeme
  • 15.07.2022

11 Vorteile des Einsatzes von ERP-Systemen für KMUs

Die Vorteile, die ERPs zu einem nützlichen Instrument für die Führung eines Unternehmens machen - informiert!

Dr. Andreas Maier
Dr. Andreas Maier
15.07.2022
Benefits of using an ERP for employees
“ Ein ERP-System kann nicht ohne die Fähigkeit einer Organisation, sich zu verändern, installiert werden. “

ERP-Software kann für Unternehmen jeder Größe eine große Hilfe sein. ERP kann Ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht unterstützen, von der Verbesserung der Bestandsverwaltung und der Auftragsabwicklung bis hin zur Bereitstellung einer einzigen Quelle der Wahrheit für alle Geschäftsdaten. Hier sind elf von ihnen!

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind das Rückgrat vieler Volkswirtschaften. In den Vereinigten Staaten entfallen auf kleine und mittlere Unternehmen mehr als die Hälfte aller Arbeitsplätze und fast die Hälfte aller Unternehmenseinnahmen. KMU sind auch ein wichtiger Innovationsmotor, denn sie schaffen fast zwei Drittel aller neuen Arbeitsplätze in den USA.

Trotz ihrer Bedeutung sind KMU im Vergleich zu größeren Unternehmen oft benachteiligt. Sie haben weniger Zugang zu Kapital, eine geringere wirtschaftliche Größe und einen geringeren Bekanntheitsgrad. Außerdem sind sie in der Regel weniger effizient als ihre größeren Konkurrenten, was zum Teil auf ihren Mangel an Ressourcen und Fachwissen zurückzuführen ist.

Ein Bereich, in dem KMU das Spielfeld ausgleichen können, ist die Nutzung von Unternehmenssoftware. Durch Investitionen in die richtigen Tools können KMU dieselbe Effizienz und dieselben Größenvorteile erzielen wie größere Unternehmen. Eines der wichtigsten Werkzeuge, die KMU nutzen können, ist Software für die Unternehmensressourcenplanung (ERP).

ERP-Systeme helfen einem Unternehmen bei der Verwaltung seiner Kerntätigkeiten, einschließlich Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, Fertigung und Einkaufsmanagement. ERP-Systeme bieten in der Regel eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Geschäftsdaten und können viele manuelle Prozesse automatisieren.

Für kleine und mittlere Unternehmen kann die Investition in ein ERP-System ein entscheidender Faktor sein. Hier sind elf Möglichkeiten, wie es Ihrem Unternehmen helfen kann:

Was sind ERPs im Kontext von KMUs?

Als Geschäftsführer eines kleinen oder mittleren Unternehmens (KMU) sind Sie für die gesamte strategische Ausrichtung und den Erfolg Ihres Unternehmens verantwortlich. Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen effizient und effektiv arbeitet, ist die Einführung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning).  

Ein ERP-System ist eine betriebswirtschaftliche Software, die verschiedene Anwendungen und Prozesse wie Finanzwesen, Personalwesen und Lieferkettenmanagement in ein einziges System integriert. Es soll KMU helfen, ihre Abläufe zu automatisieren und effizienter zu verwalten.  

Einer der Hauptvorteile eines ERP-Systems besteht darin, dass es eine einzige Quelle der Wahrheit für die Daten eines Unternehmens bietet. Das bedeutet, dass alle Abteilungen eines Unternehmens auf dieselben genauen, aktuellen Informationen zugreifen können, anstatt sich auf isolierte Systeme zu verlassen, die möglicherweise nicht vollständig integriert sind. Dies kann dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern.  

Hier finden Sie die häufigsten Vorteile, die KMU in verschiedenen Branchen sehen.   

1. Nutzung von Berichtswerkzeugen zur Datenanalyse und für fundiertere Geschäftsentscheidungen

Einer der Hauptvorteile eines ERP-Systems ist die Möglichkeit, detaillierte Berichte über alle Aspekte Ihres Unternehmens zu erstellen. Wenn Sie über Berichte verfügen, können Sie fundiertere Entscheidungen darüber treffen, wo Sie Ihre Ressourcen einsetzen und wie Sie Ihre Abläufe verbessern können.
Die in ERP-Systemen integrierten Reporting-Tools sind in der Regel sehr umfassend. Sie können alles verfolgen, von Lagerbeständen und Kundenbestellungen bis hin zu Verkaufszahlen und Finanzdaten. Diese Informationen können in verschiedenen Formaten dargestellt werden, darunter Diagramme, Grafiken und Tabellen.

2. Anpassbare Berichte zur Verfolgung von Fortschritt und Leistung im Zeitverlauf

Einer der Hauptvorteile eines ERP-Systems ist die Möglichkeit, Berichte anzupassen, um Fortschritte und Leistungen im Laufe der Zeit zu verfolgen. Berichte können Geschäftsinhabern und Managern helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen sie Änderungen vornehmen müssen, um ihre Geschäftsabläufe zu verbessern. Mit genauen und aktuellen Daten ist es einfacher, fundierte Entscheidungen zu treffen, die zur Verbesserung der Effizienz und des Endergebnisses beitragen können.

3. Schnellere Auftragsabwicklung und -erfüllung

Ein weiterer großer Vorteil eines ERP-Systems besteht darin, dass es dazu beitragen kann, die Auftragsabwicklung und -erfüllung zu beschleunigen. Durch die Integration mit den bestehenden Systemen Ihres Unternehmens kann ein ERP-System viele der mit diesen Prozessen verbundenen Aufgaben automatisieren, von der Annahme von Kundenbestellungen bis hin zur Verfolgung der Lagerbestände und der Erstellung von Versandetiketten. Eine schnellere Auftragsbearbeitung entlastet Ihre Mitarbeiter, so dass sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können, und sie kann auch dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, indem sie sicherstellt, dass die Aufträge schneller bearbeitet und versandt werden.

4. Verbesserte Bestandsverwaltung

Ein ERP-System kann auch dazu beitragen, die Bestandsverwaltung in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Durch die Verfolgung des Lagerbestands in Echtzeit können Sie Fehlbestände vermeiden und sicherstellen, dass Sie die von Ihren Kunden benötigten Produkte zum richtigen Zeitpunkt vorrätig haben. Außerdem lässt sich mit einem ERP-System leichter verfolgen, wo sich Ihr Bestand befindet, was hilfreich sein kann, wenn Sie ein Produkt schnell finden und abrufen müssen.

5. Zeiterfassungsfunktionen zur Überwachung der Mitarbeiterproduktivität

Funktionen zur Zeiterfassung sind für die Überwachung der Mitarbeiterproduktivität unerlässlich. Indem Sie nachverfolgen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben aufwenden, können Sie feststellen, welche Aufgaben länger dauern als sie sollten, und die Engpässe in Ihrem Prozess ermitteln. Anhand dieser Informationen können Sie Änderungen vornehmen, um die Effizienz zu steigern und mehr in kürzerer Zeit zu erledigen.

6. Automatisierte Rechnungsverwaltung zur Vermeidung von Zahlungsverzug und Vertragsstrafen

Zahlungsverzug kann für Unternehmen jeder Größe ein großes Problem darstellen. Sie kosten Sie nicht nur Geld in Form von Verzugszinsen, sondern können auch Cashflow-Probleme verursachen, die sich auf das Wachstum und die Expansion Ihres Unternehmens auswirken können. Eine einfache Möglichkeit, diese Probleme zu vermeiden, ist der Einsatz eines automatisierten Rechnungsmanagementsystems. Dieses System hilft Ihnen dabei, den Überblick über die Rechnungen zu behalten und sicherzustellen, dass sie pünktlich bezahlt werden, was Ihnen viel Geld spart und dazu beiträgt, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft.

7. Projektmanagement-Tools zur Verfolgung von Aufgaben und Fristen

Projektmanagement-Tools sind ein weiterer großer Vorteil eines ERP-Systems. Mit diesen Werkzeugen können Sie Aufgaben und Fristen verfolgen, Ressourcen zuweisen und den Fortschritt überwachen. Schließlich wollen Sie sicherstellen, dass die Projekte rechtzeitig und innerhalb des vorgesehenen Budgets abgeschlossen werden. Sie können kostspielige Verzögerungen und Unterbrechungen vermeiden, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken, wenn Sie organisiert bleiben und den Überblick über Ihre Projekte behalten.

8. Funktionen des Kundenbeziehungsmanagements (CRM) zur Verbesserung des Kundendienstes

Funktionen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) sind eine weitere gute Möglichkeit, den Kundenservice zu verbessern. Mit einem CRM-System können Sie die Kontaktinformationen, die Kaufhistorie und die Präferenzen Ihrer Kunden verfolgen. Diese Informationen können Ihnen helfen, den bestmöglichen Service zu bieten, indem Sie Ihre Interaktionen auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden abstimmen. Darüber hinaus können Sie mit CRM-Systemen Leads und Verkaufschancen verfolgen, so dass Sie mehr Geschäfte abschließen und Ihr Geschäft ausbauen können.

9. Funktionen zur Dokumentenverwaltung, um den Überblick über wichtige Geschäftsdokumente zu behalten

Ein weiterer wichtiger Vorteil eines ERP-Systems sind die Funktionen zur Dokumentenverwaltung. Mit den Dokumentenverwaltungsfunktionen können Sie wichtige Geschäftsdokumente wie Verträge, Rechnungen und Bestellungen aufbewahren. Darüber hinaus können Sie Dokumente elektronisch speichern und gemeinsam nutzen, was Ihnen Zeit und Geld spart. Indem Sie alle Ihre Geschäftsdokumente an einem zentralen Ort aufbewahren, können Sie sicherstellen, dass sie immer leicht zu finden und zugänglich sind.

10. Business Intelligence (BI)-Tools für bessere datengestützte Entscheidungen

Business-Intelligence-Tools (BI) sind ein weiterer großer Vorteil des Einsatzes eines ERP-Systems. Mit BI-Tools können Sie Daten über Ihr Unternehmen sammeln und analysieren, um fundiertere Entscheidungen zu treffen. Mit BI-Tools können Sie zum Beispiel Ihre Verkaufsdaten verfolgen, um Trends und Muster zu erkennen. Außerdem können Sie mit BI-Tools Ihre Lagerbestände überwachen und Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Produkte auf Lager haben. Indem Sie datengestützte Entscheidungen treffen, können Sie das Endergebnis Ihres Unternehmens verbessern.

11. Die Fähigkeit, mit dem Wachstum Ihres Unternehmens zu wachsen

Einer der größten Vorteile eines ERP-Systems ist schließlich, dass es mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Wenn Ihr Unternehmen expandiert, können sich Ihre Anforderungen ändern. Bei der Skalierbarkeit sollte es nicht nur um das Hinzufügen neuer Benutzer, Module und Funktionen zu Ihrem System gehen. Die Skalierbarkeit stellt sicher, dass Sie immer über die richtigen Werkzeuge verfügen, um Ihr Unternehmen zu unterstützen, egal wie groß es wird.

Unterschätzen Sie nicht die Herausforderungen einer ERP Einführung

ERP-Systeme bieten zwar viele Vorteile für KMU, aber es ist wichtig zu beachten, dass sie auch einige einzigartige Herausforderungen mit sich bringen können. Eine der größten Herausforderungen sind die Kosten und der Zeitaufwand für die Implementierung eines ERP-Systems. KMU müssen ihren langfristigen Wartungs- und Supportbedarf sorgfältig abwägen. Diese komplexen Systeme müssen unter Umständen laufend aktualisiert und gewartet werden, um ihre Funktionsfähigkeit zu gewährleisten. Die Wahl der falschen Lösung kann also auf lange Sicht teuer werden.  

Die Auswahl, Anpassung und Implementierung eines ERP-Systems kann komplex und zeitaufwändig sein. Es kann erhebliche Investitionen erfordern, vor allem wenn der Umfang unklar ist. Unternehmen fangen nicht klein an und bauen das System mit der Zeit aus.  

Eine weitere Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter geschult sind und das System effektiv nutzen können. Dies kann viel Zeit und Ressourcen erfordern, und die Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsweise ändern. Ohne ein angemessenes Änderungsmanagement kann dies eine Herausforderung darstellen und die Einführung des ERP-Systems behindern.  

Schließlich ist es von entscheidender Bedeutung, die verschiedenen verfügbaren ERP-Systeme sorgfältig zu bewerten und dasjenige auszuwählen, das für die Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens am besten geeignet ist. Dies kann eine gründliche Analyse der aktuellen Unternehmensprozesse und eine sorgfältige Prüfung der von den verschiedenen Systemen angebotenen Merkmale und Funktionen erfordern. Systeme wie SIX ERP wurden speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt, da sie vollständig verwaltet, automatisch aktualisiert werden und sehr intuitiv sind, was im Vergleich zu anderen Lösungen erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen ermöglicht.  

Wenn Sie möchten, können Sie vergleichen, warum SIX aufgrund seiner zukunftssicheren Architektur, seiner schnellen und intuitiven Schnittstellen und seiner unschlagbaren Benutzerschnittstelle das günstigste ERP-System auf dem Markt sein könnte. 

Schlussfolgerung

ERP-Software kann Unternehmen jeder Größe dank ihrer vielen verschiedenen Funktionen und Vorteile erheblich helfen. In diesem Artikel haben wir elf der wichtigsten Vorteile der Verwendung eines ERP-Systems skizziert. Zu diesen Vorteilen gehören eine verbesserte Bestandsverwaltung, automatisiertes Rechnungsmanagement, Projektmanagement-Tools, Funktionen für das Kundenbeziehungsmanagement, Funktionen für das Dokumentenmanagement, Business-Intelligence-Tools und die Möglichkeit, Ihr Unternehmen zu skalieren, wenn es wächst. Indem Sie diese Vorteile nutzen, können Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen verbessern und bessere datengestützte Entscheidungen treffen, die Ihnen helfen, Ihr Geschäft auszubauen.

Über den Autor
Dr. Andreas Maier

Andreas ist ein ergebnisorientierter CEO, der über 30 Jahre Erfahrung in der High-Tech-Branche verfügt. Seine Erfahrung reicht bis hin zu führenden Positionen in Fortune-100-Unternehmen wie rentalcars.com (PCLN) oder Intrasoft International, einem führenden EU-basierten F&E-Softwareanbieter. Er hat einen Doktortitel in Neuronalen Netzen von der Universität zu Köln.

In der Vergangenheit war Andreas erfolgreicher Gründer und Mitbegründer mehrerer Startups, darunter XXL Cloud Inc, eShopLeasing Ltd und WDS Consulting SA. Seine Expertise konzentriert sich auf modernen Headless Commerce und die Optimierung von Prozessen in IT-Ökosystemen.

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