• ERP Systeme
  • 18.07.2022

10 Schlüsselfunktionen, auf die KMU bei einer modernen ERP-Software achten sollten

Was ist vor der Auswahl einer ERP-Lösung zu beachten.

Dr. Andreas Maier
Dr. Andreas Maier
18.07.2022
ERP features for SMEs
“ Durch eine Modellierung der Endergebnisse und Pilotraumtests mit dem Unternehmen können Überraschungen vermieden und fast alle "unsichtbaren" Geister im Schrank aufgedeckt werden “

KMU sind das Rückgrat der Wirtschaft. In Regionen wie Europa und den USA machen KMU 99,7 % der Unternehmen aus und beschäftigen über 60 % der Arbeitskräfte. Doch obwohl sie für das Wirtschaftswachstum von entscheidender Bedeutung sind, haben Kleine und mittelgroße Unternehmen oft Schwierigkeiten, auch nur die grundlegendsten Aufgaben wie Finanzen, Kundendaten, Inventar oder Mitarbeiter zu verwalten. Das liegt zum Teil daran, dass die meisten kleinen Unternehmen nicht über die Ressourcen verfügen, um in Softwarelösungen der Enterprise-Klasse zu investieren.

Doch es gibt eine gute Nachricht: Moderne ERP-Software ist heute erschwinglicher und benutzerfreundlicher als je zuvor und damit eine hervorragende Lösung für KMU, die ihre Abläufe rationalisieren müssen.

Worauf ist bei einer guten ERP-Lösung für KMU zu achten?

Es gibt ein paar wichtige Merkmale, die jede gute ERP-Softwarelösung aufweisen sollte:

  1. Einfach zu benutzen und zu implementieren
    2. Cloud-basiert für leichteren Zugang und Zusammenarbeit
    3. Erschwinglich
    4. Skalierbar, um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen
    5. Bietet Einblicke in Ihre Geschäftsabläufe in Echtzeit
    6. Integrierbar mit anderen Softwarelösungen
    7. Hilft bei der Automatisierung von manuellen Aufgaben
    8. Unterstützt mehrere Sprachen und Währungen
    9. Mobilfreundlich
    10. Hat einen robusten Sicherheitsrahmen

1. Einfach zu verwenden und umzusetzen

Bei der Suche nach ERP-Software sollten KMUs solche bevorzugen, die einfach zu benutzen und zu implementieren sind. Benutzerfreundlichkeit ist wichtig, denn ein ERP-System sollte keine speziellen Mitarbeiter erfordern, um es effektiv zu nutzen, und es sollte allen Mitarbeitern leicht fallen, sich schnell einzuarbeiten. Suchen Sie außerdem nach einer ERP-Software, die den Anforderungen Ihres Unternehmens in Bezug auf die Funktionalität entspricht. Vergewissern Sie sich, dass die Software Ihre wichtigsten Geschäftsprozesse abwickeln kann und über die Funktionen verfügt, die Sie für einen effizienten Betrieb Ihres Unternehmens benötigen.

2. Cloud-basiert für leichteren Zugang und Zusammenarbeit

Lange Diskussion über selbstgehostet, vor Ort oder in der Cloud. Es ist fast immer günstiger, eine Cloud-basierte Lösung zu verwenden, um Kosten zu sparen, wenn KMUs keine eigene IT Abteilung haben. Es ist wichtig, die TCO-Kosten zu vergleichen und zu sehen, welche internen Ressourcen verfügbar sind, damit das ERP nicht zum Engpass wird.

Ein Cloud-basiertes ERP kann eine gute Wahl für KMU sein, da es oft billiger und einfacher zu nutzen ist als ERP vor Ort. Der ERP-Anbieter oder der Kunde kann ein Cloud-basiertes ERP hosten, und beide Optionen haben Vor- und Nachteile.
Das Hosting durch den ERP-Anbieter kann kurzfristig billiger sein, ist aber langfristig teurer, wenn der Anbieter die Preise erhöht oder der Kunde auf eine neue Version der Software umsteigen muss. Das Hosting durch den Kunden kann kurzfristig teurer sein, ist aber langfristig günstiger, wenn der Kunde Eigentümer der Software ist und keine Lizenzgebühren an den Anbieter entrichten muss.

Ein weiterer Vorteil von einem Cloud-basiertem ERP ist, dass der Zugriff und die Zusammenarbeit oft einfacher sind als bei On-Premise-ERP. Bei On-Premise-ERP müssen die Mitarbeiter vor Ort sein, um auf die Software zugreifen zu können. Mit einem cloudbasiertem ERP können die Mitarbeiter von jedem Ort mit Internetanschluss auf die Software zugreifen. Dies kann besonders für KMU mit Mitarbeitern in verschiedenen Teilen des Landes oder der Welt hilfreich sein.

Ein Cloud-basiertes ERP erleichtert auch die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern. Bei On-Premise-ERP müssen sich die Mitarbeiter am selben Ort befinden, um Dateien auszutauschen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Mit Cloud-basiertem ERP können Mitarbeiter von jedem Ort mit Internetanschluss aus Dateien austauschen und gemeinsam an Projekten arbeiten.

Ein Cloud-basiertes ERP hat aber auch einige Nachteile. Einer davon ist, dass die Anpassung schwieriger sein kann als bei On-Premise-ERPs. Ein anderer ist, dass die Integration mit anderen Softwaresystemen schwieriger sein kann. Und wenn die Internetverbindung unzuverlässig ist, kann der Zugriff auf die Software schwierig sein.

Trotz dieser Nachteile kann ein cloudbasiertes ERP eine gute Wahl für KMUs sein. Es ist oft billiger und der Zugang und die Zusammenarbeit sind einfacher als bei ERP vor Ort Systemen.

3. Erschwinglich

Kleine und mittlere Unternehmen sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, Geld zu sparen, und die Einführung einer kostengünstigen ERP-Software ist eine Möglichkeit. Gute ERP-Systeme automatisieren viele der Aufgaben, die Mitarbeiter derzeit manuell erledigen, und sparen so Zeit und Geld. Darüber hinaus hilft ein gutes ERP-System den Unternehmen, bessere Entscheidungen zu treffen, indem es ihnen genaue und aktuelle Informationen über ihren Geschäftsbetrieb liefert.

4. Skalierbar, um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen

ERP-Software muss skalierbar sein, da Unternehmen potenzielle künftige Anforderungen berücksichtigen müssen. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel schnell wächst, braucht es ein System, das dieses Wachstum bewältigen kann. Außerdem sollte ein ERP-System in der Lage sein, sich an Veränderungen im Geschäftsumfeld anzupassen, z. B. an neue Vorschriften oder Standards.

5. Bietet Einblicke in Ihre Geschäftsabläufe in Echtzeit

Moderne ERP-Software bietet Echtzeit-Einblicke in die Geschäftsabläufe, die dem Team Entscheidungsgrundlagen liefern und es schneller handeln lassen. Dies ist für KMUs wichtig, denn so können sie mit der Konkurrenz mithalten und ihre Ressourcen optimal nutzen. Einblicke in Echtzeit können helfen, Ineffizienzen und potenzielle Probleme zu erkennen, um sie schnell zu beheben. Darüber hinaus können sie den Managern helfen, bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wo Ressourcen eingesetzt werden und wie das Unternehmen wachsen kann. Echtzeit-Einblicke sind ein wertvolles Instrument für KMU und sollten ein Schlüsselfaktor bei der Auswahl eines ERP-Systems sein.

6. Integrierbar mit anderen Softwarelösungen

Bei der Suche nach moderner ERP-Software ist es wichtig, eine Software zu finden, die sich leicht mit anderen Softwarelösungen integrieren lässt. Die Integration mit vielen verschiedenen externen Softwarelösungen und APIs erleichtert die Verwaltung Ihrer Geschäftsabläufe und den Überblick über alle wichtigen Daten. Außerdem kann sie dazu beitragen, den Zeitaufwand für die Dateneingabe und -synchronisation zu verringern.

7. Hilft bei der Automatisierung von manuellen Aufgaben

ERP-Software sollte KMU dabei helfen, so viele manuelle Aufgaben wie möglich zu automatisieren, um den Zeit- und Arbeitsaufwand für diese Aufgaben zu verringern. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können die KMU ihre Effizienz und Produktivität steigern. KMU müssen zunächst verstehen, was automatisiert werden könnte, bevor sie eine ERP-Software auswählen.

8. Unterstützt mehrere Sprachen und Währungen

KMU müssen mehrere Sprachen und Währungen abdecken, da die meisten KMU mit internationalen Kunden und Lieferanten zusammenarbeiten müssen. Eine moderne ERP-Software sollte mehrere Sprachen und Währungen unterstützen, damit KMU nahtlos Geschäfte über Grenzen hinweg abwickeln können. Moderne ERP-Software sollte auch eine Währungsumrechnung bieten, damit KMU ihre Ausgaben und Gewinne in verschiedenen Währungen problemlos verfolgen können.

9. Rollenbasierte Sicherheit

Die Bedeutung einer rollenbasierten Zugangskontrolle kann nicht hoch genug eingeschätzt werden, insbesondere für KMU. Viele KMU neigen dazu, Konten gemeinsam zu nutzen, was zu Sicherheitsverletzungen führen kann. Getrennte Konten für jeden Benutzer verhindern den unbefugten Zugriff auf sensible Daten und tragen zur Gewährleistung der Verantwortlichkeit bei.

KMU, die eine moderne ERP-Software suchen, sollten die mit der gemeinsamen Nutzung von Konten verbundenen Sicherheitsrisiken kennen. Viele Cloud-ERP-Systeme werden pro Benutzer und Monat berechnet, was zu hohen Kosten führt, wenn mehrere Mitarbeiter das System nutzen. Aufgrund dieser Kosten pro Benutzer und Monat teilen sich KMUs Konten, was zu schweren Sicherheitsverletzungen führen kann. KMU sollten diese Risiken sorgfältig abwägen, bevor sie sich für ein ERP-System entscheiden. Andere Lösungen bieten mehr Sicherheit und Verantwortlichkeit für KMU mit einer unbegrenzten Anzahl von Benutzern wie SIX ERP.

10. Fernzugriff

Mit der Zunahme mobiler oder dezentraler Arbeitskräfte wird es immer wichtiger, dass ERP-Systeme Fernzugriff bieten. Auf diese Weise können die Mitarbeiter von überall und jederzeit auf das System zugreifen. Dies ist besonders für Vertriebsteams hilfreich, die oft unterwegs sind.

Schlussfolgerung zu ERP-Funktionen für KMU

Bei der Suche nach einer modernen ERP-Software sollten KMU unserer Meinung nach vor allem auf die folgenden Hauptmerkmale achten:  1. Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum, 2. Anpassungsfähigkeit an Veränderungen im Geschäftsumfeld, 3. Echtzeit-Einblicke in die Geschäftsabläufe, 4. einfache Integration mit anderen Softwarelösungen, 5. die Möglichkeit, manuelle Aufgaben zu automatisieren, 6. Unterstützung für mehrere Sprachen und Währungen, 7. rollenbasierte Sicherheit, 8. Fernzugriff, 9. Kosten pro Benutzer pro Monat oder eine Option für unbegrenzte Benutzer, wie sie SIX ERP bietet. Die Berücksichtigung dieser Schlüsselfunktionen wird KMU helfen, ein ERP-System zu finden, das auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist und ihnen helfen kann, ihr Unternehmen effizient und effektiv zu entwickeln.

Wenn Sie als KMU auf der Suche nach einer modernen ERP-Software sind, dann kontaktieren Sie SIX ERP noch heute. Wir bieten Ihnen alle oben genannten Funktionen und mehr, und unsere Lösungen sind auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten, mit unschlagbaren und transparenten Preisen.

Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie mehr darüber, wie SIX ERP Ihr KMU beim Wachstum unterstützen kann.

Über den Autor
Dr. Andreas Maier

Andreas ist ein ergebnisorientierter CEO, der über 30 Jahre Erfahrung in der High-Tech-Branche verfügt. Seine Erfahrung reicht bis hin zu führenden Positionen in Fortune-100-Unternehmen wie rentalcars.com (PCLN) oder Intrasoft International, einem führenden EU-basierten F&E-Softwareanbieter. Er hat einen Doktortitel in Neuronalen Netzen von der Universität zu Köln.

In der Vergangenheit war Andreas erfolgreicher Gründer und Mitbegründer mehrerer Startups, darunter XXL Cloud Inc, eShopLeasing Ltd und WDS Consulting SA. Seine Expertise konzentriert sich auf modernen Headless Commerce und die Optimierung von Prozessen in IT-Ökosystemen.

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