• ERP Systeme
  • 04.11.2022

Einkaufsmanagement richtig gemacht

Vollständig organisierte und professionell durchgeführte Kaufabwicklung

Dr. Andreas Maier
Dr. Andreas Maier
04.11.2022
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“ Es gab ein Produkt, das attraktiv, teuer, tragbar, schön und einfach erschien. Alle sprachen über seine Schönheit, aber sie kauften es wegen seiner Einfachheit. “

Haben Sie das Gefühl, dass Ihr Einkaufsmanagement ein nicht enden wollender Albtraum ist? Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihren Ansatz zu rationalisieren und zu vereinfachen, sind Sie bei uns genau richtig. 

Wir von SIX ERP sind der Meinung, dass das Einkaufsmanagement einfach und stressfrei sein sollte. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein System erstellen, das für Sie und Ihr Unternehmen geeignet ist, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können - Ihr Unternehmen zu führen, anstatt es zu managen!  

Sind Sie bereit anzufangen? Los geht's

Wie das Einkaufsmanagement die Unternehmensausgaben beeinflusst

Es wird geschätzt, dass die Unternehmensausgaben 20-40 Prozent der Gesamtkosten eines Unternehmens ausmachen. Bei einem so hohen Prozentsatz müssen die Unternehmen ihre Einkaufsprozesse genau kontrollieren. An dieser Stelle kommt das Einkaufsmanagement ins Spiel.  

Unter Einkaufsmanagement versteht man die Organisation der von einem Unternehmen getätigten Einkäufe. Sie umfasst die Budgetierung, die Auswahl von Lieferanten, die Erstellung von Bestellungen und die Bearbeitung von Rechnungen. Ein praktisches Einkaufsmanagementsystem kann einem Unternehmen helfen, Geld zu sparen und Verschwendung und Kosten zu reduzieren.  

Die Budgetierung ist ein wichtiger Bestandteil der Einkaufsverwaltung. Unternehmen müssen Ausgabenlimits für jede Abteilung festlegen und die tatsächlichen Ausgaben mit den budgetierten Beträgen vergleichen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Unternehmensausgaben unter Kontrolle bleiben und nicht aus dem Ruder laufen.  

Die Auswahl der Lieferanten ist ein weiterer wichtiger Teil des Einkaufsmanagements. Unternehmen sollten sich die Zeit nehmen, verschiedene Anbieter zu recherchieren und diejenigen auszuwählen, die die besten Preise, Bedingungen, Qualitäten und Konditionen - und schließlich auch Anreize - bieten. Nach der Auswahl sollten die Unternehmen Beziehungen zu diesen Anbietern aufbauen und eine gute Arbeitsbeziehung entwickeln.  

Die Erstellung von Bestellungen ist eine weitere Aufgabe, die in den Bereich des Einkaufsmanagements fällt. Unternehmen sollten Bestellungen für alle geplanten Einkäufe erstellen, unabhängig vom Umfang der Bestellung. Organisierte Prozesse für Kaufanfragen, Angebote von Lieferanten und das Auswahlverfahren für das beste Angebot helfen sicherzustellen, dass alle Einkäufe dokumentiert und nachverfolgt werden.  

Schließlich ist auch die Rechnungsverarbeitung ein wesentlicher Bestandteil des Einkaufsmanagements. Unternehmen sollten ein System für die Bearbeitung von Rechnungen einrichten, damit diese pünktlich bezahlt werden und Unstimmigkeiten schnell geklärt werden können.  

Durch die Befolgung dieser Tipps können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Ausgaben unter Kontrolle bleiben und ihre Einkaufsprozesse gut organisiert und effizient sind. 

Einkaufsmanagement im ERP

Ein effektives Einkaufsmanagementsystem kann einer Organisation viel Zeit und Geld sparen. Ein gut durchdachtes Einkaufsmanagementsystem rationalisiert und automatisiert Kontrollprozesse, Genehmigungen und den mit dem Einkauf verbundenen Arbeitsablauf, so dass alle Einkäufe nach den besten Praktiken getätigt werden. 

Bei der Erstellung von Angebotsanfragen sollten Einkaufsleiter Angebote von mindestens drei Anbietern einholen, um sicherzustellen, dass sie den besten Preis für die benötigten Waren oder Dienstleistungen erhalten. Außerdem sollten sie die Gesamtbetriebskosten (TCO) der Angebote der einzelnen Anbieter vergleichen und dabei Faktoren wie Qualität, Garantie und Kundendienst berücksichtigen. 

Nachdem sie das Feld auf einige wenige Anbieter eingegrenzt haben, sollten die Einkaufsleiter um Demos oder Testversionen der Produkte oder Dienstleistungen bitten, an denen sie interessiert sind, um sich aus erster Hand ein Bild von deren Funktionsweise zu machen, bevor sie eine Entscheidung treffen. Sie sollten auch mit den Anbietern verhandeln, um den besten Preis und die besten Bedingungen zu erhalten. 

Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, sollten die Einkaufsleiter mit der Kreditorenbuchhaltung zusammenarbeiten, um günstige Zahlungsbedingungen für ihr Unternehmen festzulegen. Außerdem sollten sie ein System zur Verfolgung von Einkäufen einrichten, um Ausgaben und Trends zu überwachen. 

Durch die Befolgung dieser Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass ihr Einkaufsmanagement effizient und effektiv ist. 

Implementierung des Einkaufsmanagementprozesses

Kaum ein Unternehmen arbeitet ohne eine Einkaufs- oder Beschaffungsabteilung. In vielen Fällen ist diese Abteilung für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zuständig, die für den Betrieb des Unternehmens benötigt werden. Der Einkaufsprozess umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

  1. Planung und Bedarfsermittlung: Dieser Schritt umfasst die Identifizierung der benötigten Waren oder Dienstleistungen, die Schätzung der benötigten Menge und die Entwicklung von Spezifikationen.
  2. Auswahl der Lieferanten: Nachdem der Bedarf ermittelt wurde, werden potenzielle Lieferanten anhand von Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferzeit und der Fähigkeit, andere Spezifikationen zu erfüllen, bewertet und ausgewählt.
  3. Bestellanforderung: Feststellen, wer was wann benötigt (PR)
  4. Angebotsanforderung: Preise bei den Anbietern erfragen und Angebote einholen (RFQ)
  5. Angebotsprüfung: Vergleichen Sie die Angebote und wählen Sie dasjenige aus, das das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.
  6. Bestellung: Der ausgewählte Lieferant wird kontaktiert und eine Bestellung wird aufgegeben. Je nach der Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer kann die Lieferung sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen (PO)
  7. Wareneingang und Prüfung: Nach Erhalt der bestellten Waren oder Dienstleistungen werden die Waren geprüft, um sicherzustellen, dass sie den in der Bestellung festgelegten Qualitätsstandards entsprechen.
  8. Bezahlung: Der Lieferant wird für die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen gemäß den Bedingungen des Kaufvertrags bezahlt.

Schlussfolgerung zur Einkaufsverwaltung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Einkaufsmanagement aus vielen Gründen wichtig ist. Es hilft bei der Ausgabenkontrolle und Budgetierung sowie bei der Reduzierung der damit verbundenen Kosten. Mit SIX ERP wird das Einkaufsmanagement so einfach wie 1-2-3. Fordern Sie eine Demo an und sprechen Sie mit unseren erfahrenen Beratern!

Über den Autor
Dr. Andreas Maier

Andreas ist ein ergebnisorientierter CEO, der über 30 Jahre Erfahrung in der High-Tech-Branche verfügt. Seine Erfahrung reicht bis hin zu führenden Positionen in Fortune-100-Unternehmen wie rentalcars.com (PCLN) oder Intrasoft International, einem führenden EU-basierten F&E-Softwareanbieter. Er hat einen Doktortitel in Neuronalen Netzen von der Universität zu Köln.

In der Vergangenheit war Andreas erfolgreicher Gründer und Mitbegründer mehrerer Startups, darunter XXL Cloud Inc, eShopLeasing Ltd und WDS Consulting SA. Seine Expertise konzentriert sich auf modernen Headless Commerce und die Optimierung von Prozessen in IT-Ökosystemen.

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